In het verleden was het ERP systeem hét informatiesysteem voor de medewerker. Hierin werd bijna alle informatie vastgelegd en teruggevonden. In dit soort systemen bevinden zich dan vooral gestructureerde informatie. Fysieke documenten die binnenkwamen werden fysiek behandeld en centraal gearchiveerd. In de tussentijd zijn die poststromen gedigitaliseerd. Fysieke documenten werden gedigitaliseerd en ook digitaal afgehandeld. Tegenwoordig verlopen informatiestromen echter steeds meer digitaal. E-mail is zowat het primaire communicatiekanaal. Dit laagdrempelig medium zorgt er voor dat er grote hoeveelheden documenten ontstaan.

Om klanten en relaties goed te kunnen helpen is inzicht nodig in al die informatie. Door de enorme groei van documenten is het terugvinden vaak een complexe gelegenheid. Echter is niet alleen het aantal ontvangen en verzonden documenten gegroeid, ook de hoeveelheid interne documenten is explosief gegroeid. Bestand-servers raken steeds voller met documenten waarbij het meer dan eens voorkomt dat documenten dubbel opgeslagen worden en het terugvinden vaak een lastig verhaal werd. De uitdaging is dus om deze ongestructureerde informatie waar gewenst te beheersen en daarmee te beheren.

Om al deze documenten te kunnen beheren is een oplossing nodig waar deze documenten in opgeslagen kunnen worden en eenvoudig teruggevonden kunnen worden. Niet alleen de post maar ook alle interne documenten. Een Enterprise Content Management (ECM) oplossing voorziet in deze behoefte. Deze gaat dus veel verder dan alleen een document management systeem waarin de ‘statische’ documenten bewaard werden. In een ECM systeem kunnen al deze documenten gecreëerd, behandeld en gearchiveerd worden. Hierbij maakt het niet meer uit of het een tekst een afbeelding, video of e-mail bestand is. Voor de behandeling wordt gebruik gemaakt van taken en dossiers. Met dossiers wordt meer zaakgericht gewerkt en is er direct een dossier waarin alle voor de behandeling van die zaak relevante informatie is opgeslagen. Zo is er direct inzicht in de benodigde informatie maar ook inzicht in de status van de afhandeling van bepaalde processen. Een ECM systeem vormt dus een steeds meer primaire rol binnen het applicatielandschap. De scheidslijn tussen een DMS en een intranet is vervaagd. Informatie is direct vanuit één web- systeem te beheren en te ontsluiten. Door middel van integraties wordt informatie uitgewisseld met andere systemen zoals het ERP systeem, maar ook klantportalen. Hierdoor is het mogelijk om informatie vanuit één centraal systeem te ontsluiten.

Social intranet

In bovenstaande wordt gesproken over een intranet. Ook een intranet is de laatste jaren enorm veranderd. Waar deze voorheen gebruikt werd als publicatiemedium voor nieuws en statische (vastgestelde) documenten, wordt nu meer gesproken over een ‘social intranet’. Dit kan gezien worden als een medewerkersportaal dat als schil over de aanwezige systemen ligt en een platform is om samen te werken en kennis en ervaringen te delen. Hiermee vormt dit de ‘startpagina’ van de medewerker. Het social intranet vervult een aantal functies waarmee medewerkers een integraal beeld krijgen van de informatie op basis van hun behoefte. Dit bestaat dan niet alleen uit ongestructureerde informatie maar ook uit gestructureerde informatie.

Enterprise Content Management systeem

Eerder is het onderscheid beschreven tussen systemen voor gestructureerde informatie (bijvoorbeeld ERP) en systemen voor ongestructureerde informatie (zoals een DMS en intranet). Een Enterprise Content Management Systeem is een systeem dat zowel functionaliteiten van een intranet als DMS biedt. Daarnaast kan een ECMS ook ingezet worden om onderling samen te werken aan ongestructureerde informatie en het uitvoeren van processen middels werkstromen. Hiermee vormt het als het ware ook een social intranet.

Presentatie

In de presentatie laag worden verschillende schermen gepositioneerd. Dit zijn de schermen die een medewerker dagelijks gebruikt om informatie te registreren, te muteren en/ of te raadplegen. Maar ook een scherm waarmee externen zoals huurders en leveranciers kunnen samenwerken met de organisatie. Elke applicatie heeft daarbij al een eigen presentatie scherm, zoals bijvoorbeeld het ERP. Elk systeem zal altijd wel een eigen presentatie scherm houden. Medewerkers die voor hun werk veel transacties doen in het ERP, zullen dan altijd het ERP als applicatie starten om daarin hun werk te doen.

Voor het ECMS is dat wat anders. Dit is namelijk een presentatievorm waarmee medewerkers direct toegang krijgen tot zowel ongestructureerde informatie als gestructureerde informatie. Omdat het ECMS een web toepassing is, kan deze als presentatie laag over meerdere informatiesystemen gelegd worden. Hiermee vormt het als het ware een sociaal intranet.

Als we bovenstaande schematisch weergegeven krijgen we onderstaand architectuurschema:

visie_ecm

Functionaliteiten

De functionaliteiten laag beschrijft de functies die applicaties aanbieden. Een ERP is een applicatie waarmee bijvoorbeeld huurcontracten aangemaakt worden, relaties in geregistreerd worden, facturen in vastgelegd en betaald worden. Het ECMS biedt raadpleegfunctionaliteiten om informatie uit verschillende systemen te kunnen raadplegen, bijvoorbeeld de documenten vanuit het DMS, de rapportages vanuit het datawarehouse, de taken vanuit het ERP. Het ECM biedt naast raadpleegfunctionaliteiten onder andere ook de DMS en intranet functionaliteiten voor het beheren en ontsluiten van content.

Applicaties

De laag applicaties geeft de software aan die binnen de werkomgeving voor medewerkers beschikbaar is. Dit zijn veelal losstaande applicaties die binnen de omgeving geïnstalleerd zijn en door gebruikers nu al gebruikt worden. Elke medewerker moet dus weten met welke applicatie welke informatie opgevraagd dient te worden.

Gegevens

De gegevens laag beschrijft de soorten gegevens die veelal in databases maar ook op file-servers (zoals bijvoorbeeld afdelingsschijven) opgeslagen zijn. Deze gegevens worden tussen applicaties vaak via koppelingen uitgewisseld. Denk bijvoorbeeld aan een rapportage tool die de gegevens van het ERP gebruikt om deze te presenteren in een rapportage of dashboard. Gewenst is om gegevens maar op één plek op te slaan. Indien informatie ook in andere systemen nodig is, dient deze vanuit de bron opgehaald worden en dus niet dubbel opgeslagen en beheerd te worden.

Microsoft SharePoint en E-Content ECM

Veel ECM systemen zijn gebaseerd op Microsoft SharePoint, wat dan ook de marktleider is op dit gebied. Ook E-Content ECM is op dit platform ontwikkeld. In de basis biedt SharePoint namelijk de technisch mogelijkheden om daar een volwaardig ECM op te ontwikkelen. Inmiddels is de zesde versie al weer beschikbaar namelijk SharePoint 2016. Naast een on-premise versie, die lokaal te installeren is, is er ook een online variant. Deze maakt bijvoorbeeld deel uit van Office 365. Voordeel van die versie is dat die volledig in de ‘cloud’ werkt, waardoor geen investeringen nodig zijn in de aanschaf van hardware en ook het beheer van de technische laag niet nodig is.

Zoals beschreven is E-Content ECM gebaseerd op Microsoft SharePoint. De huidige versie maakt gebruik van het onderliggende SharePoint 2013 platform. Op dit moment zijn wij druk bezig met de ontwikkeling van E-Content ECM als totaaloplossing op basis van Office 365 en SharePoint Online. Dit jaar nog verwachten wij de eerste versie hiervan te introduceren.

Als u meer wilt weten over onze visie op het gebied van Enterprise Content Management, onze aanpak of als u wat van E‑Content zelf wilt zien, dan komen wij graag hiervoor bij u langs.