teacherInmiddels is iedereen wel bekend met de term DMS, oftewel Document Management Systeem. Met en in zo’n archiefsysteem worden alle documenten opgeslagen en bewaard conform het archiefbeleid. Inkomende en uitgaande post wordt in dit systeem digitaal opgeslagen en via een bepaalde procedure behandeld en afgehandeld.

Alweer een aantal jaren geleden kwam, gelijk met de opkomst van Microsoft SharePoint, de term ECMS om de hoek kijken. ECMS staat voor Enterprise Content Management Systeem en wordt gezien als de uitgebreidere opvolger van DMS. Het is dus niet zomaar een nieuw begrip dat vanuit commercieel oogpunt gelanceerd wordt. Er is echt wel degelijk een verschil met DMS.

Wellicht heeft u al gemerkt dat in de uitingen van Van Dinther de term Document Management veelal vervangen is door Enterprise Content Management. Reden hiervoor is dat ook E-Content meer is dan een traditioneel archief systeem.

E-Content als ECMS

E-Content is van oorsprong ontwikkeld als een document management systeem waarin documenten gearchiveerd worden en inkomende en uitgaande documenten procesmatig behandeld worden. De kracht van een ECMS en ook van SharePoint is dat dit ook ingezet kan worden om samen te werken, niet alleen intern maar ook met derden van buiten de organisatie. Van document creatie tot uiteindelijk vernietiging, oftewel de documentlevenscyclus wordt ondersteund.

Een ECM is een oplossing voor ongestructureerde informatie. Denk hierbij niet alleen aan documenten maar ook aan e-mails, afbeeldingen, video’s, nieuwsberichten, taken, blogs, wikipagina’s, et cetera. Omdat dit soort content de afgelopen jaren explosief is gegroeid, is er meer behoefte aan een ‘totaal’ oplossing. Iedereen is wel bekend met een enorme hoeveelheid documenten op de file-server waarbij onduidelijk is welk document nu de laatste versie is. Ook zal iedereen wel de enorme e-mail archieven die vaak persoonlijk of per afdeling in Outlook aangemaakt zijn herkennen. Terugvindbaarheid door collega’s is dan ook lastig, laat staan dat er rekening gehouden wordt met bewaar- en vernietigingstermijnen.

Als we de ontwikkeling van E-Content erbij halen, zien we dat dit niet alleen ingezet wordt als document management systeem, maar ook steeds meer als platform om samen te werken aan documenten en taken al dan niet ondersteund met werkstromen. Maar ook intranet functionaliteiten worden steeds meer verweven met een DMS. Bij diverse klanten hebben wij een intranetportaal geïmplementeerd waarin naast nieuwsberichten en smoelenboek ook de taken en documenten terug te vinden zijn. Deze ontwikkeling zal de komende jaren alleen maar verder gaan. Zo positioneren we E-Content steeds meer als een portaal waarin de medewerker direct inzicht heeft in de informatie die nodig is om zijn ‘werk’ samen met zijn collega’s te kunnen doen. Andere termen die je hiervoor vaak hoort zijn onder andere informatieportaal en sociaal intranet. Het idee is dat dit portaal als een schil over verschillende informatiebronnen heen ligt. Op deze wijze heeft een medewerker snel toegang tot zijn benodigde informatie; dat alles vanuit één scherm. Vanuit zo’n portaal kan vervolgens direct de activiteit gestart worden in het daarvoor bedoelde systeem. Denk bijvoorbeeld aan een taak die getoond wordt in het portaal maar waarmee de medewerker direct de juiste applicatie kan starten om deze verder af te handelen. Een ander voorbeeld is het kunnen samenwerken met collega’s, niet alleen vanuit afdelingen maar vanuit teams en communities.