2019 Browserupdate

E-Content is nu volledig klaar voor gebruik in de Google Chrome browser.

Corona – Van Dinther

Vanwege het COVID-19 virus heeft Van Dinther passende maatregelen genomen. Wij houden ons aan de richtlijnen van RIVM. Dit doen wij om eventuele verspreiding van het virus te verkleinen en de continuïteit te waarborgen van onze dienstverlening en organisatie. Tot nader order werken wij vanuit huis.

Fysieke bijeenkomsten worden zo veel mogelijk vervangen door digitale afspraken met behulp van Teams. Onze supportmedewerkers staan onze klanten te woord zoals u gewend bent. Ook implementatiewerkzaamheden gaan zoveel mogelijk door en dit stemmen wij af met de klant.

Zoals jullie gewend zijn kunnen jullie onze (digitale) dienstverlening verwachten, alleen vanaf verschillende locaties.

Online kennisdag 10 Juni 2021

Demonstratie ECM E-Content 365: Structuur aanbrengen in een wereld van informatie

We weten nu dat Microsoft met Office 365 ons een werkplek faciliteert van waaruit we niet alleen met directe collega’s, maar ook met al onze externe relaties kunnen samenwerken. Alle onderdelen die Microsoft in Office 365 levert, dragen bij om dit samenwerken zo soepel mogelijk te kunnen doen.

Maar hoe zorg je dat je het overzicht houdt in al die informatie die wordt opgeslagen? Documenten, e-mails, notities, webformulieren en allerlei andere vormen van informatie die je niet alleen zelf of via collega’s opslaat, maar die zelfs worden opgeslagen door externen. Zeker met de komst van Teams in Office 365 wordt het nog makkelijker om externen toegang te geven tot een stukje van ‘onze’ cloud om in samen te werken. Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die toegang krijgt tot een specifiek projectteam. Op deze manier kunnen ook externen bijdragen aan de informatievoorziening van onze organisatie.

Gekeken vanuit de kant van Document Management zoeken we dus naar een manier om informatie te kunnen structureren. Structureren zodat we documenten niet alleen een week of maand later, maar zelfs een jaar of twee jaar later nog makkelijk terug kunnen vinden. Daarbij willen we ook grip houden over onze Office 365-omgeving. We willen collega’s voldoende ruimte geven om hun eigen informatie op te slaan en hen samen te laten werken met externen, maar we willen voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan Teams, sites, mappen en bestanden op onze OneDrive en alle verschillende versies van documenten.

Wij ontwikkelen E-Content 365 als toevoeging op Office 365 zodat uw informatie op gestructureerde wijze bewaard wordt binnen uw Office 365. Met behulp van de brongegevens uit uw primaire informatiesysteem (ERP) zorgen wij dat u de documenten die u opslaat van deze gegevens kunt voorzien als metadata. Uw documenten bewaart u dus binnen uw Office 365 omgeving, maar door documenten te labelen met uw ERP-gegevens, zorgt u dat u later eenvoudig de informatie weer naar voren kunt halen. Wij hebben een zoekfunctie ontwikkeld waarmee u snel bijvoorbeeld klanten of relaties afkomstig uit uw ERP kunt terugvinden. E-Content haalt vervolgens voor u alle documenten op die hieraan gerelateerd zijn. U krijgt uw informatie dan niet meer per team of mappenstructuur, maar juist per klant of relatie gepresenteerd. Daarbij zorgt E-Content ook voor de mogelijkheid om te werken met zaakdossiers. Hiermee kunt u documenten ook nog aan zaakdossiers relateren. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopdossier aan een klant. In plaats van alle documenten van de klant, kunt u met behulp van het dossier uw documenten verder specificeren tot een bepaalde zaak. Huidige E-Content gebruikers zijn al bekend met deze methode.

Bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van E-Content 365 in samenwerking met Office 365 voor uw organisatie. Neem contact met ons op en wij komen graag bij u langs om u meer te vertellen en het live te laten zien.

Vidomes aan de slag met E-Content

Onlangs heeft de Delftse woningcorporatie Vidomes E-Content ECM geimplementeerd. Het oude DMS voldeed niet meer aan de hedendaagse standaarden en is vervangen door E-Content.

Een projectgroep werd gevormd waarin ook vanuit Vidomes de kennis op het gebied van Informatisering en Procesmanagement sterk vertegenwoordigd was. Van Dinther introduceerde de methodiek voor de implementatie E-Content waarna achtereenvolgend de volgende acties werden uitgevoerd:

  • De projectgroep verkreeg direct al opleiding in E-Content. De kennis werd gebruikt zodat met de projectgroep op basis van de standaard CORA-inrichting een solide Vidomes ondergrond is opgesteld.
  • De E-Content omgeving is geconfigureerd en volledig technisch opgeleverd met:
    • alle E-Content functionaliteit beschikbaar.
    • de Vidomes ondergrond als vertrekpunt voor de inrichting.
    • de integratie tussen E-Content en Tobias AX.
    • de geconverteerde documenten beschikbaar uit het voorgaande DMS.
  • Inrichtingssessies met procesmedewerkers zijn succesvol afgerond. De werkende omgeving is mee de organisatie in genomen. Medewerkers hebben hierin eerst een basisopleiding gekregen, waarna zij hun processen hebben gesimuleerd in een werkende omgeving. Samen met Van Dinther is het werkende systeem verder in details ingericht, zodat dit optimaal de processen ondersteunt.

Alle medewerkers van Vidomes hebben voorafgaand aan de livegang nog een uitgebreide opleiding gekregen en zijn, voorzien van voldoende kennis, op maandag 24 juni aan de slag gegaan. (Uiteraard wel onder het genot van een stukje Van Dinther taart). Het projectteam E-Content is er in geslaagd een goedwerkend systeem te implementeren en, misschien nog wel belangrijker, de organisatie van Vidomes klaar te maken voor E-Content.