Susanne Kalf (Corporatie Trudo): over ECM E-Content

Woningcorporatie Trudo: “E-Content wordt niet alleen gebruikt om het archief te ontsluiten, maar is het ook de plek waar ongestructureerde informatie wordt gestructureerd, opgeslagen en ontsloten. “Daarnaast maakt een goed ECM het mogelijk om flexibel en efficiënt samen te werken”

De afgelopen twee jaar heeft woningcorporatie Trudo uit Eindhoven een grote ICT-verandering doorgemaakt. Een nieuw ERP-systeem, een nieuw DMS én de keuze om te outsourcen, allemaal onder de noemer ‘Project Trits’. Hoe zorg je bij zo’n omslag ervoor dat medewerkers optimaal kunnen blijven werken en ook in de toekomst zelfredzaam zijn? CorporatieGids.nl sprak hierover met Teamcoördinator I&A Susanne Kalf.

De aanleiding voor het project was drieledig, begint Susanne het gesprek: “In ons nieuwe I&A-beleidsplan stond geformuleerd dat we de automatisering wilden outsourcen. Het is immers geen kernactiviteit, en daarom willen we ons hier niet op focussen. Ons oude DMS was daarnaast end-of-life en tot slot kozen we in 2019 ervoor om ons ERP-systeem te vervangen. Trits staat voor de implementatie van deze systemen en outsourcing, maar heeft tegelijkertijd iets van een ritssluiting. De inrichting en het gebruik van onze ICT moeten immers naadloos op elkaar blijven aansluiten.”

Zelfredzaam
Met Trits wil Trudo zich onder andere richten op haar kerntaken en zelfredzame medewerkers creëren. “Daarnaast hebben we ook speerpunten benoemd zoals een optimale bereikbaarheid en dienstverlening voor de klant en een efficiënte en effectieve informatievoorziening voor onze organisatie.”

Een ander doel wat Trudo wilde bereiken, is het beter gebruikmaken van stuur- en verantwoordingsinformatie. Susanne: “Met ons nieuwe ERP-systeem – ViewPoint van Itris – hebben we een uitgebreid scala aan voorgedefinieerde rapportages en daarnaast is er de mogelijkheid om zelf rapportages te bouwen. Een belangrijk onderdeel binnen de eerste fase van Trits – en nu ook tijdens fase twee – was het op orde krijgen en houden van de data en het realiseren van de gewenste rapportages. Voor de tweede fase hebben we hier een projectplan voor geschreven. We zijn van mening dat je dit onderwerp ‘er niet zomaar even tussendoor doet’.”

AVG-proof
De keuze voor een nieuw DMS – E-Content van Van Dinther – vond veel draagvlak binnen Trudo: “Zoals gezegd was ons oude systeem end of life en moesten we een keuze maken. De keuze voor Van Dinther was unaniem. In eerste instantie moesten we zorgen dat de bestanden uit ons oude DMS geconverteerd werden naar E-Content. Een mooie bijkomstigheid was dat we het nieuwe systeem compleet AVG-proof konden inrichten. Daarnaast werkt E-Content intuïtiever dan ons oude systeem én kunnen we documenten op een eenvoudige manier opslaan en terugvinden.”

Puzzelstukje
Binnen Trudo wordt een DMS niet alleen gebruikt om het archief te ontsluiten legt Susanne uit, maar is het ook de plek waar ongestructureerde informatie wordt gestructureerd, opgeslagen en ontsloten. “Daarnaast maakt een goed DMS het mogelijk om flexibel en efficiënt samen te werken. Het is onderdeel van een breder pakket systemen dat samen ervoor zorgt dat de organisatie zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt om haar processen uit te voeren. Met andere woorden: het is één van de puzzelstukjes die het ICT-plaatje van Trudo compleet maakt.”

Nieuwe manier van werken
Kijkend naar het effect van project Trits voor de organisatie, ziet Susanne dat vooral de outsourcing vraagt om een aanpassing van medewerkers. “Zij moeten nu een ticket aanmaken of onze outsourcingspartner Unified rechtstreeks bellen bij problemen of vragen. Dat vraagt een andere manier van werken voor de reguliere medewerker, maar ook voor ons als I&A-afdeling omdat wij collega’s voor veel zaken moeten doorverwijzen naar Unified.”

Verder optimaliseren
De eerste fase van het project werd begin januari afgerond met een ‘big bang’. “Deze fase bestond hoofdzakelijk uit de implementatie van ViewPoint en E-Content en de outsourcing. Inmiddels zijn we met de tweede fase bezig waarbij een aantal zaken die vanuit de eerste fase zijn doorgeschoven of blijven liggen, worden opgepakt. Dit hebben we verdeeld in drie onderdelen; Viewpoint fase 2, rapportages en data op orde en de inrichting van de beheersorganisatie.”

Eind dit jaar wil Trudo de tweede fase afgerond hebben. “En hoewel we veel ambities hebben op I&A-gebied, hebben we geen plannen om een Trits fase 3 te doen,” vertelt Susanne lachend. “Uiteraard zullen we wel nieuwe projecten oppakken, maar de focus zal de komende tijd liggen op het zorgen dat iedereen zo optimaal mogelijk met de nieuwe systemen aan de slag kan gaan.”

Bron: CorporatieGids, Foto: Trudo