Intermaris maakt gebruik van E-Content ECM. Met de live-gang heeft Intermaris de eerste grote mijlpaal behaald van het programma ‘Digitaal werken’.
‘Digitaal werken’ bevat ook de naadloze integratie tussen E-Content en het ERP Tobias AX. Dankzij moderne technieken is de integratie optimaal en kunnen veel gegevens tussen de systemen worden uitgewisseld. Hierbij gaat het niet alleen om het uitwisselen van brongegevens. De documentspooling en de onderlinge uitwisseling van vastgoedprojecten, inkoopcontracten en facturen zijn belangrijke onderdelen voor de integratie.
Geavanceerde koppelingen op basis van moderne technologie
Brongegevens real-time beschikbaar in E-Content (Indexeerkoppeling)
Brongegevens uit Tobias AX (zoals huurcontracten, huurders, eenheden, relaties, etc.) worden aangeboden aan E-Content via de koppeling. 
Deze gegevens hebben in E-Content een belangrijke rol voor het indexeren van documenten. De gegevens zijn namelijk als metadata toe te wijzen en gebruikers benutten deze bij het raadplegen hiervan. Denk bijvoorbeeld aan document dat gekoppeld wordt aan de bijbehorende klant, eenheid en/of leverancier. Het document wordt voorzien van de brongegevens als metadata en vormt een ‘kaart’ in E-Content, waardoor het document later weer terug te vinden is via deze gegevens. Bijvoorbeeld onder de klantkaart, eenheidkaart of leverancierskaart.
De koppeling voor het uitwisselen van brongegevens vanuit Tobias AX verloopt real-time. Dat betekent dat nieuwe brongegevens (een nieuwe klant of leverancier) direct gebruikt kunnen worden in E-Content om documenten aan te koppelen.
Brieven en mailingen direct doorzetten richting E-Content (Documentspooling)
Brieven en mailingen kunnen vanuit Tobias AX worden opgesteld. Dit betreft niet alleen correspondentie gericht aan klanten, maar ook correspondentie aan leveranciers of andere relaties. Dankzij de slimme spooling koppeling worden de opgestelde documenten volledig automatisch (op de juiste plek in E-Content) opgeslagen en worden deze daarbij voorzien van de benodigde kenmerken.
Voor bulkmailingen geldt dat deze als individuele brieven worden opgeslagen in E-Content. De correspondentie is daarom altijd los vanuit de bijbehorende kaart terug te vinden.
Door de automatisch spooling worden handmatige acties ten behoeve van het opslaan en indexeren van uitgaande correspondentie overbodig. Daarbij is het niet alleen correspondentie richting de klant dat via spooling is gekoppeld met E-Content. Ook (gescande) inkomende facturen uit Tobias AX worden via de spooling opgeslagen, net als de uitgaande digitale facturen die vanuit MailToPay worden gegenereerd.
Organiseren van projectinformatie binnen het vastgoedprojectdossier in E-Content
Tobias AX vormt bij Intermaris ook de bron voor het opslaan van Vastgoedprojecten. Zowel nieuwbouwprojecten als onderhoudsprojecten worden opgevoerd in het systeem. De koppeling met E-Content zorgt dat nieuwe projecten automatisch beschikbaar komen. In E-Content ontstaat zo per project een projectkaart. Doordat documenten voorzien kunnen worden van het project als metadata, wordt het mogelijk om in E-Content de projectkaart te openen met daaronder alle documenten en informatie die toebehoren aan het project. Hierdoor ontstaat voor gebruikers een overzichtelijk projectdossier.
Overeenkomstdocumenten structureren per overeenkomst van leveranciers
Ook overeenkomsten zoals bijvoorbeeld inkoopcontracten en samenwerkingsovereenkomsten worden door Intermaris geregistreerd in het ERP. De gegevens van de overeenkomsten worden via de koppeling beschikbaar gemaakt in E-Content. Dit zorgt dat in E-Content de overeenkomst als metadata kan worden meegegeven bij het opslaan van documenten. Documenten zijn hierdoor niet alleen onder de leverancierkaart terug te vinden, maar ook in een gedetailleerder overzicht vanuit de overeenkomstkaart. Doordat documenten gekoppeld zijn aan de overeenkomst zie je dan direct de documenten zoals de getekende overeenkomst, correspondentie over de overeenkomst en eventuele andere documenten zoals evaluaties, opzeggingen, verleningen, prijsindexaties etc. terug onder de overeenkomstkaart.
Direct door naar de juiste kaart in E-Content (Hotkeys)
Gebruikers die veel werken vanuit Tobias AX kunnen vanuit het ERP direct doorklikken naar E-Content. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om vanuit een klant of eenheid door te klikken naar de bijbehorende klantkaart of eenheidkaart in E-Content. Dit gebeurt met behulp van hotkeys. De gebruiker ziet dan direct alle informatie en documenten terug vanuit de kaart in E-Content.
Ook hotkeys naar documenten zijn ingeregeld. Hierdoor kunnen gebruikers vanuit de factuurkop in Tobias AX direct doorklikken naar de bijbehorende factuur in E-Content.
En verder …
Voor Intermaris is dit nog niet het eindstation en ook op integratie gebied is er nog werk te verrichten. De volgende stap is namelijk een koppeling realiseren tussen E-Content en de Procuratie-app van Aareon. Intermaris gebruikt de Procuratie-app om facturen en inkooporders goed te keuren op basis van procuratierechten. Het proces verloopt via een route die vooraf door Intermaris is gedefinieerd. De koppeling tussen de Procuratie-app en E-Content maakt het mogelijk om facturen uit E-Content in de Procuratie-app weer te geven.
Ook het breder inzetten van E-Content maakt nog onderdeel uit van het programma. Werken met een geïntegreerd intranet en digitaal samenwerken via projectsites zijn enkele belangrijke onderdelen die op de planning staan. Deze ontwikkelingen dragen bij aan het programma ‘Digitaal werken’ en zorgen dat medewerkers van Intermaris optimaal digitaal kunnen werken.