E-Content 365: Structuur aanbrengen in een wereld van informatie

We weten nu dat Microsoft met Office 365 ons een werkplek faciliteert van waaruit we niet alleen met directe collega’s, maar ook met al onze externe relaties kunnen samenwerken. Alle onderdelen die Microsoft in Office 365 levert, dragen bij om dit samenwerken zo soepel mogelijk te kunnen doen.

Maar hoe zorg je dat je het overzicht houdt in al die informatie die wordt opgeslagen? Documenten, e-mails, notities, webformulieren en allerlei andere vormen van informatie die je niet alleen zelf of via collega’s opslaat, maar die zelfs worden opgeslagen door externen. Zeker met de komst van Teams in Office 365 wordt het nog makkelijker om externen toegang te geven tot een stukje van ‘onze’ cloud om in samen te werken. Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die toegang krijgt tot een specifiek projectteam. Op deze manier kunnen ook externen bijdragen aan de informatievoorziening van onze organisatie.

Gekeken vanuit de kant van Document Management zoeken we dus naar een manier om informatie te kunnen structureren. Structureren zodat we documenten niet alleen een week of maand later, maar zelfs een jaar of twee jaar later nog makkelijk terug kunnen vinden. Daarbij willen we ook grip houden over onze Office 365-omgeving. We willen collega’s voldoende ruimte geven om hun eigen informatie op te slaan en hen samen te laten werken met externen, maar we willen voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan Teams, sites, mappen en bestanden op onze OneDrive en alle verschillende versies van documenten.

Wij ontwikkelen E-Content 365 als toevoeging op Office 365 zodat uw informatie op gestructureerde wijze bewaard wordt binnen uw Office 365. Met behulp van de brongegevens uit uw primaire informatiesysteem (ERP) zorgen wij dat u de documenten die u opslaat van deze gegevens kunt voorzien als metadata. Uw documenten bewaart u dus binnen uw Office 365 omgeving, maar door documenten te labelen met uw ERP-gegevens, zorgt u dat u later eenvoudig de informatie weer naar voren kunt halen. Wij hebben een zoekfunctie ontwikkeld waarmee u snel bijvoorbeeld klanten of relaties afkomstig uit uw ERP kunt terugvinden. E-Content haalt vervolgens voor u alle documenten op die hieraan gerelateerd zijn. U krijgt uw informatie dan niet meer per team of mappenstructuur, maar juist per klant of relatie gepresenteerd. Daarbij zorgt E-Content ook voor de mogelijkheid om te werken met zaakdossiers. Hiermee kunt u documenten ook nog aan zaakdossiers relateren. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopdossier aan een klant. In plaats van alle documenten van de klant, kunt u met behulp van het dossier uw documenten verder specificeren tot een bepaalde zaak. Huidige E-Content gebruikers zijn al bekend met deze methode.

Bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van E-Content 365 in samenwerking met Office 365 voor uw organisatie. Neem contact met ons op en wij komen graag bij u langs om u meer te vertellen en het live te laten zien.