Zayaz over E-Content ECM

Zayaz: “E-Content ECM vangt de processen op die het ERP-systeem niet ondersteunt”

Woningcorporaties Zayaz, AlleeWonen en WonenBreburg kozen gezamenlijk voor het E-Content ECM van Van Dinther. De corporaties doorliepen het traject samen om de krachten te bundelen, maar ook om ervaringen te kunnen delen na de live-gang. CorporatieGids.nl ging in gesprek met I&A Manager Hans van Beelen en Projectleider Agnes Verstappen van Zayaz, en sprak met hen over de komst van het ECM-systeem: “Processen die niet worden ondersteund door het ERP-systeem vangt E-Content voor ons op.”

zayaz1Het nieuwe systeem is sinds 1 juli 2015 bij Zayaz actief. “Tot die tijd maakten wij gebruik van een ander systeem, een DMS,” begint Hans. “Deze was echter gedateerd, en wij wilden een moderne variant. Met de andere corporaties hebben wij vervolgens de handen ineen geslagen, en WonenBreburg had al enige ervaring met de oude versie van E-Content. Zij werken met hetzelfde ERP-systeem als wij, dus we wisten dat het koppelen makkelijk zou gaan.”

Agnes legt uit dat het systeem op vijf punten werd beoordeeld. “We eisten een flexibel systeem waarmee wij tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken, makkelijk documenten kunnen zoeken, de processen en docume ntenstroom kunnen faciliteren en goed kunnen koppelen met andere systemen. Daarnaast weten wij door de toevoeging van SharePoint zeker dat informatie uniform op één plek binnen de organisatie is opgeslagen. E-Content is daardoor een brede ECM-oplossing, en gaat verder dan een DMS.”

Ondersteuning

zayaz2Zayaz ziet E-Content ECM als aanvulling op haar huidige ICT-landschap. Hans: “Wij hebben veel applicaties die gebruikmaken van gestructureerde informatie, zoals namen, adressen en huurprijzen. Goede systemen – zoals een primair systeem – ondersteunen deze informatie, maar andere data zoals uitbetalingsformulieren en bestellingen zijn kleinere, formuliergedreven processen. Die vallen vaak niet binnen bestaande systemen. E-Content is voor ons het instrument om deze gegevens toch te kunnen ondersteunen en een workflow te creëren.”

In de praktijk betekent dit dat de corporatie uit ‘s-Hertogenbosch efficiënter kan werken. “Door de verbeterde structuur is bijvoorbeeld het vinden van de juiste documenten een stuk makkelijker,” legt Agnes uit. “Met het oude systeem was de status vaak onduidelijk, terwijl wij nu centraal actuele informatie kunnen opvragen. Nieuwe versies van een document worden daarnaast automatisch gearchiveerd, waardoor de aanpassing direct zichtbaar is voor alle corporatiemedewerkers.”

Google-achtig

Agnes beschrijft de manier waarop gezocht kan worden in E-Content als ‘Google-achtig’. “Resultaten kunnen worden gesorteerd naar relaties of leveranciers, waarna je met gerichte vervolgstappen snel een document kunt vinden. Daarvoor moeten medewerkers wel consequent en volgens een vaste structuur informatie opslaan. Wanneer documenten niet volgens de juiste wijze worden vastgelegd, vallen ze door de gaten heen. Een goede instructie en werkwijze is dus essentieel.”

Stapsgewijs

Voor de medewerkers van Zayaz zijn de werkprocessen met de komst van het ECM-systeem behoorlijk veranderd. “Wij hebben nu bijvoorbeeld geen postafdeling meer,” legt Agnes uit. “Men moet nu zelf documenten archiveren. Ook de automatische factuurherkenning en het feit dat alle informatie op één plek te vinden is, zorgt voor een andere werkwijze. We hebben er hierbij opgelet medewerkers goed te coachen en te begeleiden, en hen niet opeens een enorme verandering op de schouders te leggen. Uiteindelijk is het de bedoeling onze oude fileserver uit te zetten, maar dat is iets waar wij de komende jaren stapsgewijs heen willen werken.”

Verschillende fasen

Ongeveer één jaar na de live-gang van E-Content ECM zegt Hans dat de software goed binnen Zayaz draait. “Maar dat betekent niet dat wij klaar zijn en de ontwikkeling is afgerond. Met nieuwe ervaringen blijven wij dingen leren, waar nieuwe functies uit kunnen voortkomen.” Als voorbeeld wordt de vindbaarheid van documenten gegeven. “Documenten worden bij ons momenteel afdelingsgericht gearchiveerd, terwijl wij dat in de toekomst procesgericht willen structureren. WonenBreburg maakt al van deze werkwijze gebruik, waardoor het voor ons makkelijk is hier kennis vandaan te halen.”

Volgens Hans verloopt de installatie van E-Content daarom in fasen. “Het lastigste daarbij is mensen loskrijgen uit hun oude patronen en meekrijgen met zo’n nieuwe werkwijze. Dat vraagt om een cultuuromslag, want procesgericht documenten structureren geeft een ander, onbekend gevoel. De kunst is hierbij de meerwaarde aan collega’s te laten zien.”

Meedenken met leverancier

Agnes en Hans zijn er daarnaast van overtuigd dat hun wensen de komende jaren bij de ontwikkeling van E-Content ECM worden meegenomen. “Wij hebben vanaf het begin gezegd tegen Van Dinther dat wij geen maatwerk willen, maar met de leverancier willen meedenken in de ontwikkeling. Iets waarbij het mes aan twee kanten snijdt, want zo werk je aan een product dat positief ontvangen wordt en goed in je organisatie past. Deze vragen bundelen wij overigens met die van andere corporaties, waarmee wij samen een gebruikersvereniging vormen. Op onze ‘longlist’ met wensen kunnen wij zien wat voor meerdere partijen de prioriteit heeft, zoals een digitale vergadertool of het automatisch aanwijzen van een gebruiker bij de factuurherkenning. Zo kunnen wij in de toekomst de efficiency binnen Zayaz verder verbeteren, en maken wij ons klaar voor nog een grote stap voorwaarts.”

Bron: CorporatieGids