e-content-werkstromen-kleinDe geavanceerde werkstroommodule maakt het mogelijk om met E-Content documenten via een gedefinieerde route te verspreiden. Met deze toepassing kunt u documentstromen dus automatiseren.

Er worden automatisch taken aangemaakt voor medewerkers die een actie dienen te verrichten. Daarbij worden de taken ook nog door het systeem bewaakt. Aan de hand van een schematische weergave kan de workflow worden gemonitord, zodat de manager het werkproces eventueel kan bijsturen.

Een volgende stap is het automatiseren van een geheel proces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het proces ‘Afhandelen huuropzegging’. Een brief huuropzegging wordt ontvangen en de werkstroom zorgt dat de volledige procedure wordt doorlopen. Een dossier verhuuropzegging wordt automatisch opgesteld en dankzij een vooraf ingeregelde routing wordt ook vervolg documentatie (bevestigingsbrief, inspectieformulieren, formulier voor sleuteloverdracht, etc.) vanuit de werkstroom geregeld. Medewerkers ontvangen automatisch een melding wanneer een handeling uitgevoerd dient te worden. Gedurende het doorlopen van de werkstroom worden de te verrichten handelingen afgerond en wordt de verhuuropzegging uiteindelijk afgehandeld.

Standaard beschikt E-Content al over de functionaliteiten en inrichting om het proces voor de huuropzegging onder te brengen in het DMS. Maar, dankzij de werkstroommodule kunt u dit proces verder automatiseren via een vooraf gedefinieerde route.

Werkstromen kunnen volledig zelfstandig van start gaan. Het ‘aftrappen’ van een werkstroom begint dan bijvoorbeeld wanneer een nieuw document wordt geplaatst of dat een gebruiker een melding ontvangt wanneer een datumveld van een document de einddatum bereikt (bijvoorbeeld voor het veld ‘einddatum contract’ in het contractbeheer. Met onze integratieoplossing is het ook mogelijk om processen vanaf de website te starten.  Denk hierbij bijvoorbeeld aan een huurder die op de website een actie start en een document uploadt.

De werkstroommodule is reeds succesvol in gebruik bij meerdere woningcorporaties. Een overzicht van de werkstromen die door ons zijn gerealiseerd staan hieronder weergegeven:

Verhuren eenheden:

  • Afhandelen huuropzegging, uitvoeren voor- en eindinspectie en uitvoeren mutatie onderhoud
  • Aanbieden woning
  • Woningruil
  • Afhandelen overlast
  • Muteren huurdergegevens
  • Behandelen onrechtmatige bewoning
  • Schuldhulpverlening

Onderhouden eenheden:

  • Terugkoppeling serviceverzoek
  • Afhandelen ZAV
  • Individuele Woningverbetering

Klantcontacten:

  • Afhandelen klachten/bezwaarschriften
  • Behandelen agressie
  • Behandelen klachtencommissiezaken
  • Behandelen klantvragen

Leveren financiële diensten

  • :Verwerken inkoopfactuur, fiatteren betaalvoorstellen en uitvoeren betaalopdrachten
  • Verwerken afboekvoorstellen

Postbehandeling:

  • Accorderen mailing
  • Controleren en tekenen
  • Printen en verzenden