Een flexibele, digitale corporatie: met Office 365 is het mogelijk!

Een volledig digitale woningcorporatie in de cloud, is dat mogelijk? Samen met Place2BU laten we zien dat dit dichterbij is dan u denkt!

Place2BU

Sinds de zomer van 2017 verhuurt het woonproject Place2BU, een samenwerking tussen de woningcorporaties Portaal en Mitros, 500 studio’s in Utrecht. Place2BU is b

edoeld voor mensen die in een ‘schakelmoment in het leven’ zitten, zoals studenten, statushouders en mensen die weer zelfstandig moeten leren wonen. Samen vormen zij een soort buurtgemeenschap die een beschermde woonomgeving biedt voor diegenen die dat nodig hebben.

Place2BU wil de verhuur van de 500 studio’s zo digitaal en ‘lean’ mogelijk uitvoeren. Het moet gemakkelijk zijn voor de huurders om zaken rond de huur van hun studio zelf te regelen. Hiervoor is het belangrijk dat de medewerkers van de Place2BU en ook de samenwerkingspartners, zoals de aannemer die het onderhoud uitvoert, eenvoudig inzicht hebben in deze zaken. Er is een soort zaakgericht werken nodig die verder gaat dan alleen de corporatie zelf, maar ook de klant en de aannemer erbij betrekt. Daarnaast is het van belang dat de eenvoudige processen vanzelf gaan, geautomatiseerd, zodat er meer tijd overblijft voor zaken die meer (persoonlijke) aandacht nodig hebben.

Pilot

Om de digitale ambitie van Place2BU te realiseren is er eind 2017 een pilot gestart met Van Dinther. Uitgangspunt hierbij was om zoveel mogelijk van de processen en content naar de cloud te brengen. Dit biedt namelijk de flexibiliteit en toegankelijkheid die nodig is bij deze ambities. Hierbij is gekozen voor een combinatie van het cloud-platform van Microsoft, Office 365, enkele vernieuwende clouddiensten en de nieuwe cloudapplicatie van Van Dinther.

Door de beperkte omvang (500 woningen) en de relatieve homogeniteit van de woningen en klanten leent Place2BU zich uitstekend voor een dergelijke pilot. De intentie om de processen zo eenvoudig mogelijk te houden helpen hier eveneens bij. Alle overbodige processtappen en informatie wordt geschrapt om tot een zo lean en clean mogelijke basis te vormen. Hierdoor is het later gemakkelijk om op te schalen naar grotere projecten of corporaties met meer variatie en uitzonderingen.

Nieuwe applicatie

Met de nieuwe applicatie van Van Dinther, wordt informatie binnen Office 365 gestructureerd weergegeven. Dit zorgt ervoor dat deze informatie vervolgens op een veilige manier gebruikt kan worden in verschillende applicaties in de cloud. Het integreert daardoor heel gemakkelijk met het beste van wat de cloud te bieden heeft. Daarnaast is het relatief eenvoudig te koppelen aan bestaande ICT-infrastructuur die (nog) lokaal draait. Bij Place2BU is er bijvoorbeeld voor gekozen om aan te sluiten op de bestaande ERP software van Mitros, Empire, voor de financiële en administratieve afhandeling van het verhuurproces.

Doordat de informatie wordt opgeslagen en gestructureerd in Sharepoint Online en alleen wordt weergegeven in onze nieuwe applicatie is de stap naar een klant- of leveranciersportaal snel gemaakt. Dezelfde informatie kan, eventueel gefilterd, weergegeven worden in een omgeving voor de klant of een leverancier.

Live!

Begin maart wordt het einde van de eerste periode van de pilot ingeluid met de livegang van Place2BU op Office 365. Met een combinatie van Office 365, onze nieuwe applicatie, andere clouddiensten en lokaal draaiende applicaties worden een aantal processen volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Voor de medewerkers is zo een zo een hybride werkomgeving ontstaan die de nieuwe technieken in de cloud combineert met de administratie die nog lokaal draait.

Vanuit onze nieuwe applicatie, heeft de medewerker middels een tijdlijn een helder overzicht over alle content in chronologische volgorde per klant, eenheid of andere entiteit. Dit kunnen documenten (brieven, mails) zijn maar ook notities en dossiers. Daarnaast zijn de openstaande taken en dossiers overzichtelijk bij elkaar te zien. Dit geeft de medewerker de mogelijkheid om de regie te voeren over zaken die spelen, maar ook actief zaken toe te voegen of te initiëren. Dezelfde informatie en content is ook voor de klant zichtbaar in een klantportaal.

Klantportaal

Voor de klant hebben we een eenvoudig klantportaal ontwikkeld, waarin zaken gemakkelijk geregeld kunnen worden doormiddel van slimme, digitale formulieren. Dit varieert van een melding van overlast tot het opzeggen van de huur en het aanvragen van toestemming voor huisbewaarderschap. Tevens kan de voortgang van deze zaken worden bijgehouden en worden er (automatisch) updates verstuurd per mail wanneer er bijvoorbeeld een volgende stap in het proces wordt bereikt. Uiteraard kunnen ook documenten worden ingezien die door de corporatiemedewerker beschikbaar zijn gemaakt. Tevens wordt het actuele huursaldo weergegeven.

De informatie en content die worden weergegeven in dit klantportaal zijn niet in het portaal zelf opgeslagen, maar hebben dezelfde bron, namelijk Sharepoint. Dit heeft als voordeel dat de informatie maar op één plek beheerd hoeft te worden en altijd synchroon loopt.

Samenwerking

Voor de aannemer die het onderhoud verzorgt is een overzicht beschikbaar van de binnengekomen reparatiemeldingen. In dit overzicht kan de aannemer zelf wijzigingen van de status doorvoeren die vervolgens automatisch worden doorgegeven aan de huurder via een mail en het klantportaal. Uiteraard heeft de aannemer alleen toegang tot de nodige informatie, de rest is afgeschermd. Door het direct delen van informatie en digitale werkplek is er daadwerkelijk sprake van ketensamenwerking.

De kracht van Office 365: Schaalbaar, betaalbaar en oneindig flexibel

Omdat Mitros al gebruik maakt van Office 365 is de investering en de impact op de organisatie gering. Wat deze pilot met name aantoont is hoe de kracht van Office 365 het beste ingezet kan worden binnen een woningcorporatie. Door de flexibiliteit en veelzijdigheid is het op verschillende manieren op alle gebieden binnen de organisatie in te zetten, waardoor de businesscase steeds gemakkelijker te maken is. Dit in combinatie met de schaalbaarheid, je betaalt per gebruiker en precies voor wat je gebruikt, is het ook een zeer betaalbare oplossing.

Bent u benieuwd hoe onze oplossing in de praktijk wordt ingezet. Meld je dan nu aan voor onze sessie op CorporatieGids Live. Tijdens de sessie zal Jeroen van de Poll van Mitros vertellen hoe onze nieuwe applicatie wordt ingezet bij het project van Place2BU. Kom daarom op donderdag 12 april om 13:15 naar onze sessie en wij vertellen u meer over de digitale corporatie en de kracht van Office 365. Klik op de onderstaande link om u aan te melden.

Aanmelden CorporatieGids Live