De kracht van Office 365 als digitale werkplek

 

Op donderdag 27 september zijn wij weer aanwezig op Corporatieplein 2018 in Houten. Tijdens deze dag laten wij u de laatste ontwikkelingen zien op het gebied van ECM.

Van Dinther ontwikkelt een nieuwe oplossing die een onderdeel gaat vormen van Office 365, het online cloud-platform van Microsoft. Met deze oplossing brengen we structuur aan in Office 365 om zo de samenwerking tussen alle denkbare applicaties en data in de cloud te orkestreren. Door alle content in de juiste context te plaatsen en beschikbaar te stellen voor klant, medewerker en externe partijen wordt de ideale basis gevormd voor een volledig digitale en geautomatiseerde organisatie.

In de Corporatiegids van 2017 schreven we al een artikel over Office 365. Daarin durfden we te stellen dat de vraag niet was óf u gebruik gaat maken van Office 365 maar wanneer. Nu een jaar verder hebben we gemerkt dat veel corporaties deze stap weliswaar hebben genomen maar nog vaak worstelen met de optimale inzet hiervan. Wij hebben het afgelopen jaar ook niet stil gezeten en ons verdiept in dit vraagstuk. Wat heeft een woningcorporatie nodig om optimaal gebruik te maken van de kracht van Office 365?

 

Office 365

Hoewel Microsoft Office 365 een inmiddels bekende term is, wordt het in praktijk nog maar beperkt ingezet in de volle breedte van haar mogelijkheden. Anders dan het heersende beeld gaat het verder dan een simpele verzameling van Office-applicaties in de Cloud. Het brengt een groot aantal applicaties van Microsoft samen op één Cloud-platform, Microsoft Azure. Het voordeel hiervan is dat het maken van koppelingen met alle andere clouddiensten meer configureren is dan programmeren. Zo kunnen verschillende applicaties naadloos op elkaar aangesloten worden om zo elk denkbaar proces te automatiseren. Bovendien zijn alle oplossingen en applicaties als vanzelf compatible met elke device en besturingssysteem wat nu op de markt is.

De voordelen van de Cloud en SaaS-oplossingen spreken voor zich. Het is schaalbaar, flexibel en ook nog eens kostenefficiënt. Er zijn geen lokale servers meer nodig waardoor het beheer en de beveiliging niet langer een zorg zijn van de organisatie zelf. Dit maakt de weg vrij om op een echt innovatieve wijze te digitaliseren, zonder de balast van vastgeroeste procedures en beperkingen in de bestaande ICT infrastructuur.

 

Van Dinther en Office 365

Anders dan E-Content ECM, wat een schil om SharePoint is, zal haar opvolger een onderdeel worden van de Office 365 suite en draaien op Microsoft Azure in plaats van een lokale server. Deze veranderingen vereisen meer dan alleen de ombouw van SharePoint naar SharePoint Online. We zijn de ontwikkeling gestart op een schone lei met nieuwe ontwerpprincipes.

Office 365 biedt in zichzelf al een enorm palet aan applicaties waar gebruik van gemaakt kan worden. Wij willen die brede basis gebruiken en alleen toevoegen wat nodig is; structurering van content en context. Wij zien onze nieuwe applicatie, waarin alle content en context gestructureerd wordt bewaard en beschikbaar gesteld wordt, een centrale rol vervullen binnen Office 365. De traditionele werkomgeving en archiefomgeving worden hierbij samengesmeed tot één digitale werkplek. Dit maakt het laagdrempeliger en gemakkelijker voor eindgebruikers om hierin te werken en informatie terug te vinden, toe te voegen en te gebruiken. Niet alleen voor primaire processen maar juist ook voor de sturende en ondersteunende processen is dit een uitkomst. Onder andere door structuur aan te brengen in de minder gestructureerde processen en de eindeloze mogelijkheden te benutten in het samenwerken met derden. Belangrijke bijkomstigheid is dat ook voldaan wordt aan de eisen omtrent beveiliging en compliance. De juiste autorisatie van content en hantering van vernietigingstermijnen is met de komst van de nieuwe privacywetgeving een vereiste.

 

Bent u benieuwd wat Office 365 en E-Content 365 voor verschil kan maken binnen uw corporatie. Kom dan op donderdag 27 september langs bij stand 35.