SSH kiest Van Dinther met E-Content

Studentenhuisvester SSH (Stichting Studenten Huisvesting) kiest voor E-Content ECM van Van Dinther. De SSH is een landelijke specialist in studentenhuisvesting en verhuurt ruim 19.000 kamers en woningen in de regio Utrecht, Amersfoort, Maastricht, Tilburg, Rotterdam, Zwolle en Groningen. Een belangrijk kenmerk van studentenhuisvesting is de hoge mutatiegraad van woningen. Doel is uiteraard om dit dan zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Dit vereist een applicatielandschap dat dit proces zo digitaal mogelijk kan ondersteunen.

In 2017 heeft de projectgroep van de SSH een uitgebreid selectietraject uitgevoerd om een geschikte applicatie te vinden die voldoet aan de wensen. Het doel van de selectie was om DISKIS te vervangen, door een nieuwe ECM-oplossing. Daarbij kan er met de nieuwe ECM-oplossing  structuur aangebracht worden in de informatiechaos. In de loop der jaren is de hoeveelheid documenten enorm gestegen. Probleem was dat deze documenten zich niet allemaal in een centraal archief bevonden. Netwerkschijven en e-mail postvakken bevatten nu veel waardevolle informatie die nu lastig terug te vinden is. Opvallend aan de selectie van de SSH was de korte tijd die leveranciers kregen in de eerste demonstratieronde. Tijdens een pitch van nog geen drie kwartier kregen leveranciers de mogelijkheid om zoveel mogelijk indruk bij de projectgroep van de SSH te maken. Van Dinther heeft gekozen voor het behandelen van een case met volledig digitale correspondentie. Een thema dat goed past binnen de studentendoelgroep van de SSH. In het vervolg van de selectieprocedure heeft Van Dinther een proeftuinomgeving beschikbaar gesteld. Op deze manier hebben de leden van de projectgroep van de SSH een uitgebreidere eerste kennismaking met E-Content ECM van Van Dinther verkregen.

Om orde te brengen in de informatiechaos heeft de SSH gekozen voor E-Content.  Omdat E-Content gebaseerd is op het Microsoft SharePoint platform, biedt dit een stabiele basis voor de verdere groei die de SSH van plan is. Niet alleen om E-Content in te zetten als archief, maar juist ook als samenwerkomgeving. Met allerlei functionaliteiten op het gebied van digitaal werken en daarbij

ook het digitaal communiceren, moeten de procesdoelstellingen van de SSH behaald worden. Dit alles vanuit één omgeving. Overigens is niet alleen het product een doorslaggevende factor

geweest voor de uiteindelijk keuze, ook de leverancier zelf was een bepalende factor. Door kennis van de branche en daarbij ook de corporatieprocessen, is er een partner gevonden om het product optimaal in te zetten voor de processen van de SSH.

De eerste helft van 2018 staat in het teken van de implementatie. Planning is om ruim voor de zomer aan de slag te gaan met E-Content. Hiervoor wordt onze best-practice implementatiemethodiek gehanteerd. Naast het gebruik van een standaard inrichting, waarmee een vliegende start gemaakt wordt, wordt ook de implementatiemethodiek gehanteerd. De aanpak kenmerkt zicht door de nadruk op de processen en eindgebruikers te leggen. In plaats van ellenlange inrichtingssessies, wordt de best-practice zo snel mogelijk werkend opgeleverd en wordt met eindgebruikers in processessies de procesgang gesimuleerd. Deze eindgebruikers leren dan niet alleen het systeem kennen, maar ervaren ook hoe het systeem de processen straks gaat ondersteunen. Tijdens die sessies wordt het systeem bijgeschaafd zodat gebruikers voor de live-gang al precies weten wat ze kunnen verwachten.