Patrimonium: “Digitale werkplek”

Op vrijdag 3 juni 2016 is Patrimonium Barendrecht live gegaan met de E-Content ECM oplossing van Van Dinther. Na een periode van hard werken kunnen alle medewerkers van Patrimonium Barendrecht gebruik maken van het moderne E-Content en kan gestart worden met fase 2; het integreren van E-Content met het nieuwe klantportaal van Patrimonium.

Het droombeeld

patrimonium-barendrechtPatrimonium Barendrecht heeft voorafgaand aan het implementatietraject een droombeeld opgesteld. Dit droombeeld schetst de ideale manier waarop de organisatie wil werken. Met dit droombeeld tilt Patrimonium Barendrecht de definitie van ECM en DMS naar een hoog niveau en dat merken wij tijdens de selectie. Patrimonium is een klant die weet waar zij naar toe wil. De gekozen oplossing moet in staat zijn het ‘Droombeeld’ te kunnen verwezenlijken om volledig digitaal te werken.

Frank aan de Wiel, Manager Financiën bij Patrimonium Barendrecht;

“Na een uitvoerige selectie hebben wij voor de samenwerking met Van Dinther gekozen. E-Content van Van Dinther is een product dat aansluit bij wat wij zoeken. De vormgeving is intuïtief en sluit naadloos aan bij de actuele vormgeving van onder andere social media. En belangrijk is dat E-content, in combinatie met het huurdersportal,  de beste prijs- / kwaliteitsverhouding heeft.“

Dynamische werkomgeving

Patrimonium Barendrecht beschikt voor E-Content nog niet over een DMS. De lat wordt direct al hoog gelegd, doordat men bewust niet kiest voor een digitaal archief. E-Content zal fungeren als een volledige digitale werkomgeving van waaruit gebruikers kunnen samenwerken aan documenten. Daarbij zijn wel alle fysieke VHE-dossiers gedigitaliseerd en geconverteerd naar E-Content. De omgeving is daarmee compleet, wat zorgt dat gebruikers van begin af aan al hun informatie vanuit de digitale omgeving kunnen raadplegen.

Om efficiënt werken met behulp van E-Content beter mogelijk te maken, is E-Content binnen Patrimonium ingericht met uitgebreide functionaliteiten. De organisatie maakt onder andere gebruik van elektronische zaakdossiers, documentsjablonen een geïntegreerd Social Intranet en van werkstromen.

Social Intranet

Binnen Patrimonium Barendrecht vormt E-Content de startpagina voor de organisatie. Het vormt een centraal portaal voor de organisatie, wat betekent dat gebruikers vanuit één scherm toegang hebben tot alle informatie, overzicht verkrijgen in de werkvoorraad (taken) en daarbij ook nog het laatste nieuws van Patrimonium zien. Dit komt doordat de E-Content ECM-omgeving is ingericht als de centrale plaats waarop alle informatie gedeeld kan worden. De startpagina van E-Content kent dus belangrijke DMS functies, maar beschikt ook over handige Social Intranet functies:

  • Nieuwsberichten
  • Smoelenboek
  • Verjaardagen
  • Twitter
  • Nieuws uit de branche
  • Prikbord
  • Forum

Naast de intranet functionaliteiten verkrijgen gebruikers vanuit het centrale portaal inzage in de werkvoorraad, hebben zij direct toegang tot hun meest recente documenten en dossier en kunnen gebruikers direct de geavanceerde zoekfunctie raadplegen.

patrimonium2Live-gang

Door de medewerkers van Patrimonium Barendrecht en van Van Dinther is hard gewerkt om de implementatie te laten slagen. En met succes! Uitgebreide opleidingen, kennissessies, duidelijke werkafspraken en ook wel door een lekker stukje gebak, zijn gebruikers geënthousiasmeerd over de nieuwe manier van werken met E-Content ECM.

Het vervolg

Na de live-gang van E-Content staat fase 2 op de planning. In deze fase zal het klantportaal worden gerealiseerd waarmee E-Content geïntegreerd zal worden door middel van een koppeling. De koppeling maakt het mogelijk om ingevulde formulieren direct op te slaan. Ook wordt het voor huurders mogelijk om vanaf hun portaal documenten uit E-Content te raadplegen.