Waar vroeger gezocht werd naar een document management systeem om documenten in te kunnen archiveren, is de behoefte van organisaties compleet veranderd. Het kunnen archiveren van documenten is nu een randvoorwaarde. Een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing om samen te werken aan documenten, informatie en kennis te delen is waar nu behoefte aan is. Enterprise Content Management systeem is nu een term die veelal gebruikt wordt om een dergelijk systeem te kunnen typeren.

Van archiveren naar samenwerken

E-Content is dus meer dan alleen een archiefsysteem dat als ‘statisch archief’ functioneert. Het  is een dynamische werkomgeving die de volledige levenscyclus van documenten ondersteunt, dus van document creatie tot de uiteindelijke vernietiging.

E-Content maakt het daarbinnen mogelijk om samen met collega’s te werken aan documenten. In combinatie met moderne Office-applicaties kan dit zelfs met meerdere personen tegelijkertijd in één document.

E-Content als werkomgeving betekent dat documenten bij de creatie direct in E-Content worden opgeslagen, vanuit hier bewerkt kunnen worden (met  behoud van de historie door middel van de versiegeschiedenis) en eenvoudig gedeeld kunnen worden met anderen (zowel intern als extern). In plaats van het opslaan van definitieve versies, worden de concept versies al direct centraal opgeslagen. Niet alleen de netwerkschijf wordt hierdoor overbodig, ook het uitwisselen van documenten via de e-mail is niet meer nodig. Middels het toewijzen van taken en/ of het e-mailen van alleen hyperlinks naar de centraal opgeslagen documenten, blijft er één centrale versie aanwezig.

Omdat Microsoft SharePoint als basis gebruikt wordt voor E-Content, is het eenvoudig om document management samen te voegen met een intranet. Zo is er één centraal punt waar medewerkers de organisatie informatie e nieuws uitwisselen maar ook direct inzicht hebben in hun taken en documenten. Door integratie met externe systemen kan al die informatie vanuit een centraal punt teruggevonden worden.

Volledige ondersteuning digitale communicatie

Naast het intern samenwerken aan documenten, is het ook mogelijk om bijvoorbeeld klanten in de processen te betrekken.  Zo is het mogelijk om documenten snel, eenvoudig, digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen door externen in slechts enkele stappen. Het is nu dus mogelijk om documentprocessen met klanten en relaties volledig digitaal te voeren vanuit E-Content. Met E-Content ECM kunt u niet alleen digitaal documenten uitwisselen met klanten of andere externe relaties, maar  kunnen zij ook documenten elektronisch (en vanaf ieder device)  ondertekenen. Het versturen van fysieke post is hierdoor overbodig geworden.