Intermaris – Digitaal aan het werk met E-Content​

31 Augustus 2015 is bij Intermaris uit Hoorn de boeken in gegaan als de dag waarop het roer omgaat op het gebied van digitaal werken binnen de organisatie. Op die dag is de volledige organisatie gebruik gaan maken van de moderne E-Content ECM oplossing van Van Dinther. Het op Microsoft SharePoint gebaseerde E-Content sluit volledig aan op het procesmodel van Intermaris dat gebaseerd is op de COrporatie Referentie Architectuur (CORA).


De implementatie van de nieuwe ECM/DMS oplossing maakt onderdeel uit van het programma ‘Digitaal werken’. Na het vormgeven van de strategie, is E-Content van Van Dinther geselecteerd om een eerste concrete invulling te geven aan het programma. Met de implementatie van E-Content is het vorige DMS vervangen en gaat Intermaris aan de slag met een oplossing en leverancier die over de flexibiteit en de functionaliteit beschikt om mee te groeien met het ‘digitaal werken’ programma.

Een selectietraject waarin de eindgebruiker van Intermaris meedenkt en -beslist

Intermaris kiest voor kwaliteit en voor duurzaamheid. Tijdens het selectietraject maakt de wijze van uitvoering dit al duidelijk. Medewerkers vanuit de gehele organisatie zijn betrokken bij het selectietraject om mee te beslissen over het nieuwe DMS.

Wat bijzonder was, is dat cases behandeld werden die een paar uur voorafgaand aan de sessie werden aangeleverd aan de leveranciers. In een paar uur tijd moesten leveranciers de beschreven onderwerpen voorbereiden waarmee zij de kwaliteiten van hun producten moeten kunnen aantonen. De cases werden behandeld tijdens tribunesessies. Zo’n tribunesessie betekent dat Intermaris letterlijk een tribune op locatie heeft opgebouwd waarop zo’n 40 medewerkers de gedemonstreerde cases kunnen aanschouwen. Deelnemers op de tribune zijn uit de gehele organisatie afkomstig. Door middel van beoordelingsformulieren kregen alle aanwezigen de mogelijkheid om mee te beslissen in de uiteindelijke keuze.

intermaris_tribunesessieDe leverancierskeuze is niet volledig afhankelijk van de tribunesessies. Intermaris koos onder andere ook om te beoordelen op basis van het projectteam van de leveranciers. Interviews zijn hiervoor afgenomen met zowel de beoogde consultants als de projectleider van Van Dinther alvorens er een opdracht werd verschaft.

“Gebruiksvriendelijkheid, een logische inrichting en volwassenheid
zijn bepalend geweest in de keuze voor Van Dinther.”

Van Dinther is als winnaar uit het selectietraject gekomen omdat de oplossing gebaseerd en bewezen is op de laatste versie van Microsoft SharePoint en met name hoog scoorde op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, de logische inrichting en de volwassenheid van het product.

Een gedegen implementatie

Voorafgaand aan de werkelijke implementatie is door Intermaris een duidelijke scope vastgesteld waarin het project wordt uitgevoerd. Zo is ervoor gekozen om niet de volledige ECM-suite te implementeren, maar om in de eerste fase zich te beperken tot het vervangen van de aanwezige DMS functionaliteit. “Een heldere scope zorgt voor heldere verwachtingen
en bijbehorende bewaking”

“Volledig procesgericht werken in E-Content
met het Intermaris procesmodel”

Een zeer belangrijk uitgangspunt is dat E-Content inspeelt op de procesgedachte van Intermaris. Concreet betekende dit dat het Intermaris procesmodel de basis werd voor de verdere inrichting van E-Content. Met E-Content is bewust gekozen om af te stappen van het werken vanuit afdelingen. De volledige inrichting van E-Content sluit nu aan op het Intermaris procesmodel en is daarmee beter toekomstbestendig en helpt de gebruikers om te werken vanuit de procesgedachte.

Volledig procesgericht werken met E-Content betekent dat informatie en documentatie niet meer wordt weggezet binnen afdelingen. Alles wordt uitgevoerd vanuit het proces. Dit heeft invloed op de wijze waarop autorisaties worden ingeregeld en dus de wijze waarop bepaalde informatie wordt afgeschermd. Intermaris heeft bewust de keuze gemaakt om af te stappen van complexe autorisatie structuren. De informatie in E-Content is op zoveel mogelijk locaties open voor de gebruikers. Het uitgangspunt hierin is dan ook: “Alles open, tenzij”.

“Alles open, tenzij”

Het vorige archief van Intermaris bestond uit ongeveer een miljoen documenten. Ondanks dat al deze documenten voorzien waren van metagegevens/kenmerken, was het voor eindgebruikers lastig – tot bijna onmogelijk – om de gewenste documenten terug te vinden.

“Optimalisatie van de vindbaarheid
van oude informatie”

Nadat alle archiefdocumenten zijn opgeleverd aan Intermaris, heeft Van Dinther acties uitgevoerd om de vindbaarheid van de documenten te verbeteren. Niet alleen zijn de documenten inclusief de oude metagegevens geïmporteerd in het nieuwe DMS. Ook zijn de documenten volledig tekstinhoudelijk doorzoekbaar gemaakt. De vindbaarheid van de oude archiefdocumenten is daarmee in het nieuwe E-Content aanzienlijk vergroot.

E-Content integreert met het primaire bedrijfsinformatiesysteem First van NCCW. Brongegevens zoals huurcontracten en eenheden die in First worden opgevoerd, komen automatisch terecht in E-Content. Deze gegevens kunnen vervolgens gebruikt worden bij het opslaan van informatie en met het gebruik van hotkey’s is het voor eindgebruikers erg eenvoudig om documenten vanuit First terug te kunnen vinden in E-Content.

“Brongegevens van entiteiten uit First worden
automatisch gesynchroniseerd met E-Content”

De live-gang

Het uiteindelijke succes van E-Content ligt natuurlijk bij het gebruik in de praktijk. Van belang hierbij is dat eindgebruikers het systeem accepteren en gaan gebruiken. Om de kans op acceptatie te vergroten, is als eerste gezorgd dat eindgebruikers voldoende bij het volledige traject zijn betrokken. Intermaris pakt dit aan door de eindgebruikers al vroegtijdig te betrekken bij het selectietraject. Daarnaast worden eindgebruikers betrokken bij de inrichtingsfase en is de gehele organisatie voor de live-gang uitgebreid voorzien van opleidingen.

intermaris_opleidingHet verzorgen van de opleidingen is vanuit Intermaris groots aangepakt. Een klaslokaal is ingericht waar alle cursisten gebruik kunnen maken van een opleidingslaptop. Dit geeft Van Dinther de mogelijkheid een interactieve training te verzorgen waarin gebruikers veel kunnen meeklikken en oefenen om zo een goede ‘look & feel’ met E-Content te krijgen. Het succes van de opleidingen is merkbaar in de nazorg. De behoefte aan nazorg is beperkt gebleken. Gebruikers begrijpen het systeem en doordat gewerkt wordt met het eigen procesmodel van Intermaris, is de inrichting herkenbaar.

Een feestje is het als de live-gang succesvol verloopt en de gebruikers gelijk met veel enthousiasme aan de slag gaan met het ‘Digitaal werken’ in E-Content.

Het resultaat

Met de E-Content ECM/DMS oplossing beschikt Intermaris over een moderne en gebruiksvriendelijke oplossing. Na live-gang worden de voordelen van de nieuwe applicatie al snel duidelijk. Hieronder leest u enkele ervaringen van de projectmedewerkers van Intermaris:

  • Susan Riesenbeck: “Met het afronden van de implementatie van E-Content hebben we een robuust fundament gerealiseerd die mee kan groeien met de digitale visie van Intermaris en dus toekomstbestendig is”.
  • Martijn Blewanus: “Door over te gaan van centraal archiveren naar decentraal archiveren verloopt het proces minder foutgevoelig en verbetert de kwaliteit. Gebruikers nemen nu zelf verantwoordelijkheid voor de documenten en informatie die zij opslaan.”
  • Edwin Nijssen: “De inrichting is logisch. Alles is afgestemd op het procesmodel van Intermaris en daarmee herkenbaar voor alle gebruikers. Daarbij is de manier van werken met entiteiten heel duidelijk”.
  • Ger Tuijp: “E-Content is een gebruiksvriendelijk systeem. Alle gebruikers kunnen goed met het pakket overweg. Doordat het systeem over een slimme zoekfunctionaliteit beschikt, is het nu veel eenvoudiger om opgeslagen informatie terug te vinden”.

Het vervolg: Van DMS naar ECM

Met de live-gang van E-Content is een belangrijke basis neergezet op het gebied van ‘Digitaal werken’. De verdere ontwikkelingen van E-Content binnen Intermaris worden niet stilgezet. Een nieuwe fase start waarin integratie zal plaatsvinden met het nieuwe primaire systeem, namelijk TobiasAX van Aareon. Ook worden de ECM functionaliteiten van E-Content uitgebreider benut. Onder andere het volledig zaakgericht werken met zaakdossiers, een geïntegreerd intranet en het automatiseren van documentstromen zijn onderwerpen die op de planning staan en die ervoor zorgen dat Intermaris maximaal digitaal kan werken met de E-Content ECM oplossing van Van Dinther.