Hatech – Proces automatisering

Hatech Gasdetectie uit Raamsdonksveer levert gasdetectie producten van gasmeetbuisjes tot complete vast-opgestelde installaties. De communicatie en administratie rond de kalibratie van deze producten was tijdrovend en foutgevoelig. Met behulp van Office 365 is dit proces geautomatiseerd met een grote tijdwinst en verhoogde betrouwbaarheid als opbrengst.

Hatech Gasdetectie uit Raamsdonksveer levert een breed assortiment gasdetectie producten van gasmeetbuisjes tot complete vast-opgestelde installaties. Voor deze gasdetectie producten is het van belang dat ze gekalibreerd worden, zodat ze altijd optimaal functioneren. Voor Hatech was de communicatie en administratie rondom deze kalibratie een grote tijdsinvestering. Alle gasmeters waren geregistreerd in een Excellijst en er moest contact opgenomen worden met de klant om de meters op te laten sturen voor kalibratie. Dit is een tijdrovend proces en bovendien foutgevoelig, omdat hier geen directe controle op was. Vanuit Hatech was het gewenst om dit te automatiseren om de efficiency en betrouwbaarheid te verhogen.

Doordat Hatech beschikt over Office 365 licenties hebben zij ook de beschikking over SharePoint Online en Microsoft Flow. Deze applicaties zijn ingezet om de communicatie en administratie rondom de kalibratie te automatiseren. Voor alle vast-opgestelde meters moet een afspraak ingepland worden en alle draagbare gasmeters moeten worden opgestuurd voor kalibratie. Om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren zijn eerst alle meters vanuit de Excellijst geëxporteerd naar een SharePointlijst. Vervolgens is met Microsoft Flow een werkstroom gebouwd die het proces gaat ondersteunen.

Dagelijks worden alle meters in de SharePointlijst automatisch nagelopen. De werkstroom controleert dan of de kalibratiedatum nadert en aan de hand van de status worden er verschillende acties uitgevoerd. Zo wordt er 2 weken voor de datum van kalibreren automatisch een e-mail gestuurd naar de klant, de eigenaar van de gasmeter. In de e-mail wordt aangegeven welke meter het betreft en gevraagd of de klant de meter op wil sturen voor onderhoud. Als de meter na 2 weken nog niet is ontvangen dan wordt er een reminder per mail gestuurd naar de klant. Als hier geen reactie op komt, dan wordt er intern een mail gestuurd met een taak om telefonisch contact op te nemen met de klant. Voor de vast-opgestelde meters wordt direct een interne mail gestuurd om telefonisch contact opnemen met de klant. Voor deze meters moet namelijk een afspraak ingepland worden om de meter op locatie te kalibreren.

De automatisering van de communicatie en administratie rondom het kalibratieproces heeft Hatech heeft veel tijdswinst opgeleverd, zodat de aandacht verlegd kan worden naar andere werkzaamheden. Bovendien is door het minimaliseren van handmatige acties de foutgevoeligheid van dit proces aanzienlijk verminderd. Daarbij hebben de gebruikers ook direct inzicht in de status van de gasmeters.