Fraai projecten – Projectsamenwerking via Teams

Fraai Projecten uit Oosterhout verzorgt de inrichting en styling van evenementen. Het is van belang dat alle informatie over het project voor alle projectbetrokkenen overal eenvoudig beschikbaar is. Samen met van Dinther is een werkwijze en inrichting ontwikkeld in Microsoft Teams, onderdeel van Office 365, om dit te realiseren.  

Fraai Projecten uit Oosterhout verzorgt de inrichting en styling van evenementen. Met een ruime keuze aan fraaie barmeubels, buffetten, meubilair en decoraties plus een dijk aan ervaring, gedrevenheid en creativiteit wordt voor elke ruimte een beleving gecreëerd door Fraai projecten.

Het uitvoeren van projecten met klanten is voor Fraai projecten het primaire proces. Het is natuurlijk belangrijk dat alle informatie met betrekking tot het project voor de projectmedewerkers eenvoudig is terug te vinden en centraal staat opgeslagen. Voorheen stond deze informatie opgeslagen op de netwerkschijven, e-mailboxen van projectleden en werden er aantekeningen op papier bewaard. Om de efficiency omtrent projectsamenwerking te verbeteren is Fraai Projecten gebruik gaan maken van Office 365 en in het bijzonder van Microsoft Teams, onderdeel van Office 365. In Teams zijn alle documenten, notities, taken, conversaties en andere informatie van het project op één centrale plek toegankelijk, voor alle projectbetrokkenen, op iedere locatie en vanaf ieder apparaat. De introductie van Teams betekent niet alleen een nieuwe applicatie voor de projectmedewerkers, maar is ook een nieuwe manier van werken. Om te bepalen wat de beste manier is om Teams binnen de organisatie in te zetten is ervoor gekozen om eerst een pilot te doen met een kleine groep.

Pilotproject

Voorafgaand aan de pilot is er eerst een simulatieproject opgezet. Tijdens deze sessie kregen de projectmedewerkers uitleg over de mogelijkheden van Microsoft Teams en werd een project gesimuleerd. Door deze aanpak werd inzichtelijk welke functionaliteiten er gebruikt gaan worden tijdens het uitvoeren van een project. Deze sessie leverde de input die nodig was voor het uitvoeren van de pilot.

De projectgroep zal het team tijdens het pilotproject gebruiken voor de samenwerking en opslag van informatie. Van Dinther bleef tijdens het project beschikbaar voor het beantwoorden van vragen over de werking en inrichting. Na afloop van het project werd de werkwijze van Teams geëvalueerd door de projectmedewerkers en bepaald of deze door de gehele organisatie gebruikt gaat worden.

Na de evaluatie werd ook de rest van de projecten in Teams ondergebracht en alle huidige projectdocumenten vanaf de netwerkschijf naar Office 365 overgezet. Dit fungeert nu als archief en werkomgeving voor Fraai Projecten.

Naast de samenwerking op projectbasis, is Teams breder in te zetten. Microsoft Teams is ook geschikt voor interne samenwerking binnen afdelingen. Naast de introductie van Teams voor samenwerking in projecten, zal de app dus ook breed worden ingezet voor de interne bedrijfsvoering van Fraai Projecten. Zo kunnen interne afdelingen (of andere samenwerkingsverbanden) digitaal samenwerken door informatie en documenten met elkaar delen.