E-Content 365: De nieuwe digitale werkplek op Office 365 waar alle informatie samenkomt.

Office 365 bevat out-of-the-box veel verschillende onderdelen. Veel meer dan alleen Word, Outlook en Excel in de Cloud! Het is de digitale werkomgeving van Microsoft die alles biedt wat u nodig heeft voor uw organisatie om thema’s als Digitaal Samenwerken, Digitaal Communiceren en Digitale Informatievoorziening te ondersteunen. Met Office 365 bewijst Microsoft dat met één digitale werkomgeving in Office 365 de toekomst dichterbij dan ooit is. In dit artikel vertellen wij u meer over de mogelijkheden van Office 365 binnen uw organisatie. Maar ook over de onmogelijkheden waardoor de E-Content toevoeging onmisbaar is om Office 365 te laten slagen als digitale werkomgeving voor uw organisatie van waaruit u alle informatie beheert. 

Office 365: Wat is het en hoe werkt het?

Office staat al jarenlang bekend als de digitale productiviteitsoplossing van Microsoft. Met onder andere Word, Excel en Outlook biedt Microsoft een set aan programma’s om digitaal te werken. Met de komst van Office 365 introduceert Microsoft voor die programma’s een belangrijke toevoeging, namelijk werken in de Cloud vanuit de webbrowser. Naast dat je met de juiste Office 365 licentie nog steeds applicaties lokaal kunt installeren, zijn  deze programma’s nu ook in de Cloud beschikbaar. Kortom, werkt u even niet vanaf uw eigen computer/laptop, dan zijn Office applicaties gewoon beschikbaar via de Internet Browser. Ook werken vanaf een smartphone of tablet is geen probleem, omdat ook op mobiele apparaten Office gewoon beschikbaar is. Met Office 365 bent u dus opeens niet meer gebonden aan uw vaste werkplek, maar bent u een stuk flexibeler geworden.

Dan is er wel nog het punt van de opslag van data. Documenten die worden aangeleverd of die u creëert vanuit Office werden voorheen lokaal opgeslagen of bewaard op de netwerkschijf. Wilt u plaats- en apparaat onafhankelijk kunnen werken, dan moet ook uw data breder te benaderen zijn. Voor die reden is Microsoft OneDrive beschikbaar binnen Office 365. Opslag in de Cloud zodat u uw informatie overal en altijd kunt benaderen.

Inmiddels heeft Microsoft met Office 365 voor Business al ruim bewezen dat Office 365 veel meer is dan alleen het beschikbaar stellen van standaard Office programma’s en opslag van documenten in de cloud. Office 365 is een cloud-omgeving van waaruit je perfect kunt samenwerken. Samenwerken door bijvoorbeeld informatie met elkaar te delen en tegelijkertijd in die documenten te werken. Niet alleen met directe collega’s, maar ook met externen.

Er zijn een reeks aanvullende onderdelen waarmee Microsoft het samenwerken perfect faciliteert. Zo is er Skype voor de onderlinge directe communicatie, SharePoint voor het aanmaken van teamsites waarop je informatie met elkaar kunt delen en kun je met Microsoft Planner verschillende digitale planborden aanmaken waarop acties uitgezet kunnen worden. Bijvoorbeeld op naam van een collega of projectdeelnemer in de vorm van een taak.

Eén van de laatste toevoegingen aan de samenwerkomgeving van Microsoft is Teams. Teams kan gezien worden als de verbindende schakel tussen alle verschillende Office-onderdelen. U kunt een nieuw team aanmaken en naar eigen wens personen uitnodigen met wie u werkt in een team. Automatisch rolt Office 365 voor uw team een samenwerkomgeving uit en ook kunt u zelf Office onderdelen toevoegen aan uw team die alleen voor het team beschikbaar zijn. Al uw teamleden hebben dan toegang tot deze onderdelen. Zo verkrijgt een team automatisch een berichtenpagina waarop u kunt communiceren met teamleden (een chat), wordt er een SharePoint site uitgerold voor het team waarop informatie kan worden gedeeld, verkrijgt het team automatisch een documentenbibliotheek voor de opslag van documenten en kunt u het team nog voorzien van een eigen planbord of notitieblok in OneNote. De indeling van de teams bepaald u volledig zelf. U kunt bijvoorbeeld een teamindeling maken op basis van afdelingen of meer in de vorm van projecten. Waarbij het samenwerken met externen voor projectteams een ideale aanvulling is.

 

E-Content 365: Structuur aanbrengen in een wereld van informatie

We weten nu dat Microsoft met Office 365 ons een werkplek faciliteert van waaruit we niet alleen met directe collega’s, maar ook met al onze externe relaties kunnen samenwerken. Alle onderdelen die Microsoft in Office 365 levert, dragen bij om dit samenwerken zo soepel mogelijk te kunnen doen.

Maar hoe zorg je dat je het overzicht houdt in al die informatie die wordt opgeslagen? Documenten, e-mails, notities, webformulieren en allerlei andere vormen van informatie die je niet alleen zelf of via collega’s opslaat, maar die zelfs worden opgeslagen door externen. Zeker met de komst van Teams in Office 365 wordt het nog makkelijker om externen toegang te geven tot een stukje van ‘onze’ cloud om in samen te werken. Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die toegang krijgt tot een specifiek projectteam. Op deze manier kunnen ook externen bijdragen aan de informatievoorziening van onze organisatie.

Gekeken vanuit de kant van Document Management zoeken we dus naar een manier om informatie te kunnen structureren. Structureren zodat we documenten niet alleen een week of maand later, maar zelfs een jaar of twee jaar later nog makkelijk terug kunnen vinden. Daarbij willen we ook grip houden over onze Office 365-omgeving. We willen collega’s voldoende ruimte geven om hun eigen informatie op te slaan en hen samen te laten werken met externen, maar we willen voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan Teams, sites, mappen en bestanden op onze OneDrive en alle verschillende versies van documenten.

Wij ontwikkelen E-Content als toevoeging op Office 365 zodat uw informatie op gestructureerde wijze bewaard wordt binnen uw Office 365. Met behulp van de brongegevens uit uw primaire informatiesysteem (ERP) zorgen wij dat u de documenten die u opslaat van deze gegevens kunt voorzien als metadata. Uw documenten bewaart u dus binnen uw Office 365 omgeving, maar door documenten te labelen met uw ERP-gegevens, zorgt u dat u later eenvoudig de informatie weer naar voren kunt halen. Wij hebben een zoekfunctie ontwikkeld waarmee u snel bijvoorbeeld klanten of relaties afkomstig uit uw ERP kunt terugvinden. E-Content haalt vervolgens voor u alle documenten op die hieraan gerelateerd zijn. U krijgt uw informatie dan niet meer per team of mappenstructuur, maar juist per klant of relatie gepresenteerd. Daarbij zorgt E-Content ook voor de mogelijkheid om te werken met zaakdossiers. Hiermee kunt u documenten ook nog aan zaakdossiers relateren. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopdossier aan een klant. In plaats van alle documenten van de klant, kunt u met behulp van het dossier uw documenten verder specificeren tot een bepaalde zaak. Huidige E-Content gebruikers zijn al bekend met deze methode.

Bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Office 365 en E-Content 365 voor uw organisatie. Neem contact met ons op en wij komen graag bij u langs om u meer te vertellen en live te laten zien van alle mogelijkheden.