e-content-docusign-kleinPoststromen verschuiven steeds meer van fysiek naar digitaal. Centrale postafdelingen krimpen hierdoor steeds verder in of verdwijnen zelfs helemaal. Communicatie per e-mail en web-portalen is populair om efficiënter te communiceren met externen. Om deze documentstromen waar externen bij betrokken zijn te vereenvoudigen, te versnellen en om altijd inzicht te hebben in de status, komt Van Dinther met de ideale oplossing: E-Content DocuSign.

Met deze E-Content module kunnen documenten eenvoudig, snel en rechtsgeldig digitaal ondertekend worden. Documenten kunnen naar een of meerdere externen verstuurd worden. Het onderteken proces bestaat uit drie eenvoudige stappen.

Verzenden

U zoekt in E-Content de geadresseerde op en selecteert het document wat u wilt laten ondertekenen. Door de koppeling met het primaire systeem worden de gegevens van bijvoorbeeld een huurder in het document ingevuld. Vervolgens bestaat de mogelijkheid om extra ondertekenaars toe te voegen. Vervolgens verstuurt u het document naar de huurder.

Ondertekenen

De geadresseerde ontvangt vervolgens een e-mail met een link waarmee zij het document kunnen openen. Dit werkt in alle beschikbare webbrowser en op ieder device (smartphone, tablet of pc). Wanneer het document wordt geopend kan deze verder digitaal worden ingevuld en ondertekend. De plaats waar de handtekening komt is vooraf ingeregeld, dus de geadresseerde hoeft alleen de plaatsen waar een handtekening of paraaf is vereist in te vullen. Als alles is ingevuld en ondertekend hoeft diegene alleen maar op verzenden te klikken en het document wordt ondertekend teruggestuurd en natuurlijk automatisch in E-Content gearchiveerd.

Beheren

Door de integratie met E-Content is het document altijd opgeslagen in E-Content en is het dus altijd direct terug te vinden onder de desbetreffende huurder. U heeft op één plek altijd de laatste versie beschikbaar. Daarbij heeft u inzicht in de status van het proces en kunt u zien wie het document heeft ondertekend of nog moet ondertekenen. Dit proces kan eenvoudig vanuit E-Content bewaakt worden.

U kunt de DocuSign module ook gebruiken in combinatie met de werkstroommodule en op die manier het gehele proces volledig digitaal uitvoeren.

Rechtsgeldigheid

Digitaal communiceren met externen is natuurlijk snel en efficiënt, maar hoe zit het dan met de rechtsgeldigheid? E-Content DocuSign is een oplossing die voldoet aan de huidige EU wet- en regelgeving met betrekking tot digitale ondertekening. Met certificaten is de authenticiteit van het document gewaarborgd en worden alle acties vastgelegd in een audit trail. Voor de authenticatie van derden zijn verschillende mogelijkheden. Zo kan voor gebruik gemaakt worden van een opgegeven e-mailadres, gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook van een PIN of zelfs SMS code.

Samengevat biedt E-Content DocuSign de volgende voordelen:

  • Handmatige handelingen zoals printen, verzenden, scannen en archiveren zijn overbodig
  • Portokosten voor fysieke post worden bespaard
  • Documenten worden centraal opgeslagen en zijn altijd direct terug te vinden
  • Er is altijd inzicht in de status van de documentstromen met externen
  • Het is snel, efficiënt en ook rechtsgeldig