Documentsjablonen 

e-content-sjablonen-kleinVoor het eenvoudig maken van brieven en briefmailingen, biedt de Sjablonenbeheer oplossing uitkomst. Zo kunt u direct vanuit E-Content een brief genereren waarbij u de brief vanuit MS Word met één handeling kunt archiveren in E-Content. De brief zal dan automatisch worden gekoppeld aan de relatie met de bijbehorende documentkenmerken, zodat u later de documenten snel en eenvoudig kunt terugvinden in E-Content.

Briefmailingen

Vanuit een menu op de startpagina van E-Content, kunt u direct starten met het maken van een briefmailing die gericht is aan meerdere adressen. E-Content neemt u mee door een stappenplan om de mailing te maken. In dit stappenplan kiest u naar wens de adressen waarnaar u de brief wenst te versturen. Hierbij kunt u brieven bijvoorbeeld adresseren aan huurders binnen bepaalde complexen. Na het maken van een selectie worden alle documenten op adresniveau in E-Content opgeslagen. Extra functionaliteit is om adreslijsten op te slaan om later te hergebruiken.

Beheer van sjablonen

De sjablonen zijn eenvoudig door uzelf te beheren vanuit MS-Word. U kunt niet alleen de tekst beheren, maar ook welke documentkenmerken erbij horen en welke invulvelden er nodig zijn om de brief te maken. Deze invulvelden helpen gebruikers met het creëren van de brief door deze tekst op de juiste plaatst in de brief te verwerken. Gecreëerde documenten komen automatisch op de juiste plek met de juiste kenmerken in E-Content terecht.

Sjablonen in combinatie met werkstromen

Als u het creëren van documenten nog eenvoudiger wilt hebben, dan biedt onze oplossing Werkstromen een goede aanvulling. Met werkstromen, kunt u het creëren van een brief bijvoorbeeld automatiseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch een bevestigingsbrief te genereren als u een klachtbrief archiveert. De medewerker hoeft hierbij geen aparte handelingen te verrichten om de brief te maken. De sjablonen van E-Content zijn daarnaast ook extern aan te roepen. Zo kunt u vanuit een ander systeem direct een bepaald sjabloon opstarten en zelf vooraf definiëren of dit een e-mail of een fysieke brief moet worden.

E-Signer

e-content-e-signer-kleinE-Signer is een in MS-Word geïntegreerde oplossing. Via een aparte knop ‘Handtekening toevoegen’ kan een document digitaal ondertekend worden. In het document, op de plaats van de cursor of op een voorbestemde locatie, verschijnt de digitale handtekening en wordt het document tegen bewerking vergrendeld.

Gebruikers kunnen hierbij een eigen handtekening plaatsen, maar ook handtekeningen van collega’s waarvoor ze geautoriseerd zijn.

Een belangrijk voordeel van E-Content E-Signer is dat u de uitgaande documenten die voorzien zijn van een digitale handtekening niet meer hoeft te scannen.
U kunt die brieven niet alleen afdrukken, maar ook digitaal verzenden. Een werkwijze van afdrukken en opnieuw scannen behoort dan tot het verleden.