Het verwerken van inkoopfacturen is voor veel organisaties een tijdrovende aangelegenheid. Facturen moeten vaak door meerdere mensen worden beoordeeld en/of goedgekeurd voordat ze mogen worden betaald. Voor bedrijven met veel inkoopfacturen of bedrijven met meerdere vestigingen is dit een bewerkelijke en soms gecompliceerde taak. De workflow oplossingen van E-Content en Invu zorgen ervoor dat organisaties volledig kunnen vertrouwen op een beheersbaar en inzichtelijk proces dat naadloos integreert met diverse financiële- en ERP systemen.

Papieren proces factuurverificatie voor woningcorporaties arbeidsintensief.

Vaak worden bij binnenkomst alle facturen door de crediteurenadministratie voorzien van een voorblad en gesorteerd op budgethouder. Maar voordat de budgethouder daadwerkelijk aan de slag kon gaan, moeten de facturen eerst door andere medewerkers worden gecontroleerd. Pas na deze controle kon de budgethouder de factuur aftekenen en retourneren aan de crediteurenadministratie. Vervolgens verwerkt de crediteurenadministratie de facturen voor betaling en uiteindelijk worden die dan weer met een betaalopdracht doorgestuurd naar de controllers. Al met al een bewerkelijk proces voor woningcorporaties met veel inkoopfacturen per jaar.

De funtionaliteit van E-Content

Met E-Content kan het gehele proces vanaf binnenkomst tot en met het betalen en archiveren worden ondersteund. Hierbij worden de volgende functionaliteiten geboden:

Scannen van facturen (ook stapels scannen)
Het toepassen van documentherkenning
Herkennen van de leverancier, totaalbedragen, BTW nummers etc. ( automatische classificatie)
Integratie met Tobias, BIS.nl, BIS NOA, Empire, SAP, MS Dynamics NAV en AX, Exact, WOCAS4all, AccountView
Het doorboeken van facturen in een financieel systeem, ERP systeem of andere database
Routering van facturen voor controle en goedkeuring Workflow
Het archiveren van facturen in bijv. VHE-dossiers, klantdossier, projectdossier, etc.
(Ondersteuning door de Archiefwet en de belastingdienst)
Full-tekst retrieval zoeken. Het snel traceren van de facturen in het digitaal archief.

Er zijn diverse redenen te bedenken om de inkoopfactuurverwerking te automatiseren. Voor de één is dat het beter beheersbaar maken van het proces, voor de ander is dat tijdsbesparing. Naast inkoopfacturen zijn er nog verschillende andere documentstromen die binnen organisaties om speciale aandacht vragen. U kunt hierbij denken aan contracten, investeringsaanvragen, vergunningen, opdrachtbevestigingen etc. Met E-Content komt voor bedrijven een bedrijfsbreed digitaal informatie- workflow, en archiefsysteem in zicht.

Voordelen van elektronische factuurverwerking

Vlotte afhandeling facturen
Handmatige invoer wordt minimaal
Integratie met financiele applicatie
Automatische archivering en dossiervorming
Automatische signalering bij overschrijding doorlooptijden
Statussen en audit log voor inzien historie

Lees hier de case van Wonen Breburg over elektronische inkoopfacturen verwerking.


Pagina afdrukken	Pagina doorsturen

Sitemap