De Sleutels kiest voor E-Content

De Sleutels uit Leiden kiest Van Dinther met E-Content voor ECM

Na een gedegen selectie kiest de Leidsche Woningcorporatie De Sleutels voor E-Content ECM van Van Dinther. De komende periode gaan Van Dinther en De Sleutels aan de slag met de implementatie van de digitale werkomgeving. Nadrukkelijk wordt niet gekozen voor de “traditionele” inzet van een DMS. E-Content wordt de digitale werkomgeving voor de hele organisatie.

 De Sleutels merkte dat de organisatie veel tijd verloor met het terugvinden van documenten. Een reden hiervoor was onder andere doordat medewerkers eigen archieven beheerden. Hierdoor waren documenten/informatie niet centraal beschikbaar voor de organisatie. De Sleutels streeft daarom naar het maken van een serieuze efficiëntieslag met het implementeren van een nieuw Document Management Systeem (DMS).

Omdat alleen een DMS niet volstaat, heeft De Sleutels vooraf duidelijke doelstellingen vastgesteld die de sleutel vormen tot een succesvolle implementatie. Hierdoor weet De Sleutels wat zij met de implementatie van een nieuw DMS wil bereiken. Naast het creëren van één centraal digitaal archief, streeft de Sleutels naar een situatie waarin papierarm wordt gewerkt en waarin medewerkers vanuit bedrijfsbelang zelf verantwoordelijkheid nemen in het opslaan en delen van informatie. De centrale locatie zorgt ervoor dat men grip houdt op informatie en dat medewerkers eenvoudig informatie terugvinden. Daarbij kan gemakkelijker worden voldaan aan de wet- en regelgeving inzake het bewaren en vernietigen van documenten.

Vanuit de selectie maakte de projectgroep van De Sleutels kennis met Van Dinther en E-Content ECM. Tijdens een uitgebreide tribunesessie werd de procesinrichting van de ECM-oplossing E-Content gedemonstreerd. Er was uitgebreid aandacht besteed aan thema’s als zaakgericht werken met behulp van dossiers en Workflow Management. De Sleutels maakt de keuze voor E-Content ECM van Van Dinther.

De Sleutels en Van Dinther kiezen nadrukkelijk niet voor de “traditionele” inzet van het DMS louter ten behoeve van het archiveren. Uitgebreide functionaliteiten op het gebied van dossiers, digitale ondertekening en documentsjablonen zorgen dat E-Content als werkomgeving door de hele organisatie kan worden ingezet. De opslag van informatie vindt daarbij decentraal plaats. Medewerkers krijgen dus zelf verantwoordelijkheid voor het opslaan en delen van informatie.

De implementatie zal op hoofdlijnen op een pragmatische wijze worden uitgevoerd volgens de Prince2 en Agile scrum methodiek, aangevuld met de ervaringen die Van Dinther heeft opgedaan bij het implementeren van E‑content bij andere corporaties. De beoogde projectfasering zorgt dat de implementatie van E-Content een gefaseerde live-gang kent. Een doeltreffende projectaanpak die snel resultaat levert. De fasering legt de focus namelijk op het inrichten van processen in sprints, waarbij processen aan het eind van die sprints live worden gebracht. De zomer van 2017 zal dan ook in het kader staan van de live-gang van de eerste processen vanuit De Sleutels die live gaan met E-Content ECM.