e-content-contractbeheer-kleinIn de E-Content basis ECM-oplossing is standaard de mogelijkheid al aanwezig om (gedigitaliseerde) contractdocumenten op te slaan. Met de aanvullende oplossing Contractbeheer kunt u uw contracten nog beter beheren. Naast het document kunt u ook contractgegevens vastleggen. Deze data wordt geregistreerd en beheerd in E-Content. Denk hierbij aan de start- en einddatum van het contract, wie de eigenaar is van het contract, wat de opzegtermijn is, etc.  Vervolgens kunt u in E-Content documenten relateren aan het contract. Met behulp van E-Content Contractbeheer heeft u volledig inzicht in de contractgegevens en de bijbehorende contractdocumenten.

Dankzij koppelingen met primaire systemen beschikt u binnen E-Content over alle gegevens van relaties en leveranciers. Met het contractbeheer in E-Content wordt het mogelijk om contracten aan een leverancier te koppelen. Zo heeft u alle informatie op een overzichtelijke manier centraal beschikbaar binnen één systeem.

Contractdocumenten en andere documenten die gerelateerd zijn aan een contract kunt u opslaan in E-Content. Automatisch worden de documenten dan ook zichtbaar onder de leverancier. Het koppelen van de documenten helpt u bij het terugvinden van de documenten op een later moment. Zoekt u namelijk in E-Content op een kenmerk van een leverancier of een contract (naam, adres, nummer, etc.), dan krijgt u direct alle documenten naar voren die hieraan toebehoren. Ook krijgt u direct zichtbaar in beeld aan welk contract een document gerelateerd is wanneer u meerdere contracten heeft met een bepaalde leverancier.

Een nieuw contract dat wordt opgevoerd, wordt automatisch voorzien van een uniek contractnummer. Daarbij kan het contract worden voorzien van de nodige kenmerken. Enkele standaard kenmerken zijn bijvoorbeeld het type contract, de contracteigenaar, de looptijd van het contract en de rappeldatum.

Voor de contractrappellering is de rappeldatum van belang. Bij het bereiken van de rappeldatum, wordt automatisch een taak toegewezen aan de contracthouder om het contract te evalueren. Hierna kan direct vanuit het taakscherm worden aangegeven of het contract wordt verlengd of wordt opgezegd. Afhankelijk van de keuze kunnen de nieuwe gegevens worden ingevoerd en wordt het contract in E-Content bijgewerkt.