e-content-ecm-kleinE-Content basis ECM biedt de volgende functionaliteiten:

Opslaan van informatie

Binnen E-Content kunnen alle bestandsformaten opgeslagen worden. Denk hierbij aan Microsoft Officebestanden, e-mails, afbeeldingen, videobestanden, etc. Door integratie met Microsoft Office is het eenvoudig om in een paar klikken een bestand direct vanuit de Officeapplicaties (zoals Outlook en MS Word) op te slaan in E-Content. Ook is E-Content geïntegreerd met Windows Verkenner. Alle bestanden kunnen via een rechter muisklik direct vanuit de Windows Verkenner opgeslagen worden in E-Content.

(Samen)Werken aan documenten binnen E-Content

Afhandeling van documenten vindt plaats met behulp van taken. Deze taken kunnen aan personen of aan groepen toegewezen worden. Om te voorkomen dat meerdere personen tegelijkertijd aan de slag gaan met dezelfde groepstaak, beschikt E-Content over de functie om taken te claimen. Deze worden dan vergrendeld voor andere gebruikers.

Na het afhandelen van een taak, kan de eigen taak worden afgehandeld en kan eventueel een vervolgtaak worden gestart voor een andere groep of gebruiker. Door een slimme structuur houdt de gebruiker in één scherm het overzicht over de routering en taken van een document.

E-Content is dus niet alleen een archiefsysteem. Het biedt ook alle functionaliteiten die nodig zijn om samen te werken aan documenten. Met versiebeheer werkt u samen met uw collega’s aan één document dat centraal opgeslagen is. Met behulp van versiebeheer kunt u altijd nog de vorige versies nog raadplegen. Afhankelijk van uw Officeversie biedt E-Content zelfs mogelijkheden om tegelijkertijd met meerdere gebruikers te werken aan één document.

Notificaties

Toegewezen taken zijn zichtbaar op de persoonlijke startpagina van gebruikers. Daarbij kunt u e‑mail notificaties ontvangen zodra een taak aan u is toegewezen. De notificaties worden ingesteld voor ontvangst van nieuwe taken, maar ook als signalering wanneer een collega de taak afhandelt die u heeft aangemaakt.

Taakoverzichten

Met behulp van taakweergaves heeft u direct inzicht in uw werkvoorraad en de status van taken die u heeft toegewezen aan andere. Zo blijft u altijd op de hoogte van de status van de afhandeling. Dankzij de slimme rappelfunctie is het mogelijk een rappel te ontvangen wanneer taken de einddatum naderen of verlopen zijn.

Informatie bundelen met behulp van zaakdossiers

Standaard in de basis ECM-module kan gebruik gemaakt worden van zaakdossiers. Zaakdossiers bieden een goede uitkomst om E-Content in te zetten als ondersteuning voor het zaakgericht werken. De zaakdossiers maken het mogelijk om documenten en gegevens te bundelen die samen toebehoren aan een specifiek dossier. Dit heeft als voordeel dat u informatie sneller ter beschikking heeft. Ook kunt u eenvoudig documentsjablonen aanroepen vanuit een dossier in E-Content. Brieven die u op deze wijze opstelt, worden hierna automatisch in het dossier opgeslagen.

Zaakdossier in E-Content kunt u koppelen aan entiteiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een dossier voor huuropzegging dat gekoppeld is aan de betreffende klant. U kunt dit dossier dan onder andere benaderen vanuit de klantkaart om snel inzage te krijgen in de status van de huuropzegging.

Integraal klantbeeld

Met E-Content kunt u informatie binnen en buiten E-Content samenbrengen om een integraal klantbeeld te creëren. Naast documenten en (lopende) dossiers kunt u in E-Content bij een klant ook informatie uit primaire systemen raadplegen. Denk hierbij aan contact en contractgegevens zonder dat u hiervoor de andere applicatie hoeft te openen. Daarnaast is het eenvoudig om klantcontacten vast te leggen en eventuele vervolgacties toe te wijzen aan collega’s voor verdere afhandeling.

Zoeken Terugvinden van documenten

Eén van de zeer sterke punten van E-Content is de uitgebreide zoekfunctionaliteit. Documenten zijn niet alleen via documentkenmerken terug te vinden, maar kunnen ook op inhoud van tekst uit het document terug gevonden worden. Dankzij de mogelijkheid om verder door te kunnen zoeken, kunt u de zoekresultaten vervolgens verder verfijnen en rubriceren totdat alleen het gewenste resultaat overblijft. Dit gebeurt met behulp van slimme filtermogelijkheden. Zoekresultaten worden overzichtelijk gepresenteerd. Wat hierbij erg handig is, is dat previews getoond worden van bestanden, zodat u niet elk bestand apart hoeft te openen. Met behulp van het getoonde voorbeeld kunt u nog sneller het gewenste document terugvinden.