Area: “Het nieuwe E-Content”

30 Mei 2016 is Area te Uden gemigreerd naar de nieuwste versie van E-Content. Het op SharePoint 2010 gebaseerde DMS wordt vervangen voor het nieuwe E-Content gebaseerd op Microsoft SharePoint 2013. De implementatie van het nieuwe E-Content maakt onderdeel uit  van breder traject waarin Area streeft naar optimalisatie van de kantoorautomatisering. Ook het outsourcen van de ICT maakt onderdeel uit van dit traject. Een korte periode na de realisatie van het project blikken we terug op het project tijdens een interview met Frans Plamont (projectleider E-Content) en vragen wij ook naar de ervaringen met het nieuwe E-Content.

Welke rol heeft E-Content bij Area?

Voorheen werd E-Content primair ingezet om archiefstukken elektronisch aan te bieden. Het functioneerde dus vooral als digitaal archief voor definitieve stukken. De migratie naar de nieuwe E-Content versie biedt nieuwe functionaliteiten die het mogelijk maken om de rol van E-Content breder te benutten. Het streven is dan ook om komend jaar een project te starten waarin wij de rol van E-Content binnen Area gaan vergroten. E-Content zal dan meer gaan fungeren als dynamische werkomgeving, bijvoorbeeld door de ondersteuning van decentraal archiveren en door te werken met projecten binnen het systeem. De werkzaamheden voor de technische ondergrond zijn afgerond, waardoor we nu de focus kunnen leggen op de inrichting.

Welke voordelen ervaart Area met de migratie naar de nieuwste E-Content versie?

Na de migratie zijn er grote verschillen merkbaar t.o.v. de vorige versie. Vooral de snelheid van het zoeken en de daaraan gekoppelde mogelijkheden in de zoekresultaten van het nieuwe E-Content zijn geweldig. Daarbij is de performance ook in andere onderdelen enorm verbeterd. Verder zijn voorafgaand aan de migratie bijeenkomsten georganiseerd met medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten is gesproken met de deelnemers over de inrichting van E-Content en hebben wij stilgestaan bij mogelijke verbeteringen. De inrichting is dankzij de bijeenkomsten op hoofdlijnen geoptimaliseerd en kan binnenkort nog verder onder handen worden genomen tijdens het inrichtingsproject.

Performance en inrichting zijn dus belangrijke voordelen, maar verder hoor ik vanuit collega’s ook veel positieve geluiden over de nieuwe functionaliteiten zoals:

  • area-grootDe vernieuwde entiteitkaarten waarop alle informatie van de betreffende entiteit is terug te vinden, zoals  de gerelateerde dossiers, documenten, taken en notities.
  • De functie Multi-Select, waarmee gebruikers een document aan meerdere entiteiten kunnen koppelen.
  • De mogelijkheid om verkeerd geplaatste documenten te kunnen verplaatsen via herarchiveren
  • De optie om vanuit een zoekresultaat (meerdere) documenten te kunnen selecteren om deze te exporteren als ZIP-bestand.
  • Het personaliseren van onderdelen, zoals het instellen van een eigen zoekweergave.
  • De getoonde voorbeelden van documenten in documentbibliotheken
  • Het tonen van zoeksuggesties en het geven van foutcorrecties bij zoekopdrachten

Welke invloed heeft de overgang gehad op de performance van E-Content?

Tijdens het project heeft E-Content twee belangrijke veranderingen ondergaan:

  • Migratie naar de nieuwe E-Content versie gebaseerd op SharePoint 2013
  • Migratie naar de nieuwe geoutsourcete ICT infrastructuur

Beide onderdelen hebben effect gehad op de performance van E-Content. Zo kent E-Content de betere performance ook dankzij het stabielere en snellere SharePoint platform. Maar ook het outsourcingsproject heeft een positieve bijdrage geleverd aan de performance. Met de migratie naar de nieuwe infrastructuur hebben wij namelijk de kans gegrepen om meer resources beschikbaar te stellen voor E-Content. Dat was belangrijk, omdat in de loop der jaren de E-Content omgeving van Area aanzienlijk is gegroeid. Inmiddels kent de omgeving dan ook bijna een miljoen documenten. Omdat wij ook voor de komende periode een groei verwachten in het aantal documenten dat wordt opgeslagen in E-Content, is het van belang dat de onderliggende infrastructuur meegroeit. Met de migratie is de technische onderlaag van E-Content gemigreerd naar een drie serveromgeving. Hiermee is de technische omgeving van E-Content voor 100% toekomstbestendig.

Wat staat er nog meer op de planning bij Area m.b.t. E-Content?

De komende periode staan diverse onderdelen gepland voor E-Content. De nieuwe versie betekent dat wij veel aandacht moeten besteden aan het bijscholen van collega’s. De tweede helft van 2016 staat dan ook gepland om collega’s actief te begeleiden en hen te instrueren en te informeren over de mogelijkheden met het werken met de nieuwe E-Content versie. Naast E-Content is Area bezig met de implementatie van een KCC-oplossing. Deze oplossing zal gekoppeld worden aan E-Content zodat informatie tussen de systemen kan worden uitgewisseld.

Ook gaan wij aan de slag met de inrichting van E-Content. Area wil een inrichting die meer aansluit op de processen van de organisatie. Waarschijnlijk zal ook de standaard E-Content inrichting die gebaseerd is op de CORA hier een belangrijke rol in gaan spelen.  De inrichting gaat dus op de schop, want deze moet het toestaan om in de nabije toekomst bepaalde (toegewezen) documenttypes te tonen aan onze klanten op het portaal. Ook hiervoor gaan wij aan de slag met uitgebreide koppelingen om de systemen optimaal te laten samenwerken. Op deze manier kunnen wij onze klanten nog beter van dienst zijn in de toekomst.