Bewaar- en/ of vernietigingsplicht, hoe zit het nu precies?

In de Nederlandse wet zijn er veel regels inzake bewaar- en vernietigingstermijnen van documenten opgenomen, verdeeld over meerdere wetten. Maar welke van deze regels zijn nu van toepassing voor woningcorporaties? Het bewaren van persoonsinformatie van huurders is tegenwoordig een ‘hot item’. Veel woningcorporaties weten vaak niet waar rekening mee gehouden moet worden of welke wetgeving van toepassing is.

bram_wonenbreburgOm deze vraag te kunnen beantwoorden, hebben wij een interview afgenomen met Bram van de Ven. Bram is coördinator documentaire informatie voorziening bij WonenBreburg. Voorheen heeft Bram als senior medewerker informatie voorziening gewerkt bij verschillende gemeentes. Tevens heeft Bram een Masteropleiding Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam afgerond. Hij is dus de aangewezen persoon om te vertellen welke regels er van toepassing zijn inzake bewaar- en vernietigingstermijnen voor woningcorporaties.

1. Hebben woningcorporaties nu wel of niet een bewaar- en/ of vernietigingsplicht zoals gemeentes? En welke wetgevingen zijn dan van toepassing op woningcorporaties?

shredderDeze materie is nog niet zo eenvoudig. Wat in ieder geval zeker is, is dat woningcorporaties zich niet hoeven te conformeren aan de Archiefwet, zoals bij gemeentes wel het geval is. Dat komt omdat zij organisaties zijn die ‘niet bekleed zijn met enig openbaar gezag’ zoals dat zo mooi heet. Dat lijkt misschien evident maar een autogarage moet zich bijvoorbeeld wel conformeren aan de Archiefwet. Dat heeft dan weer alles te maken met het verwerken van de documentatie rondom kentekenbewijzen. In deze Archiefwet wordt een vernietigingsplicht van archiefbescheiden expliciet benoemd. Wat ook zeker is, is dat iedere organisatie (dus ook woningcorporaties) een bewaarplicht heeft. Deze bewaarplicht wordt in het geval van de woningcorporaties opgelegd door andere wetgeving dan de Archiefwet. Zo is er bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn voor facturen van 7 jaar en in sommige gevallen van 10 jaar. Deze termijn komt voort uit de Algemene Wet Inzake Rijksbelastingen.

Maar ook de Algemene Wet Bestuursrecht, de Wet Bescherming Persoonsgegevens hebben een invloed op de bewaarplicht van zowel analoge- als digitale archiefbescheiden. Geen van deze wetten leggen volgens mij een dwingende plicht tot vernietiging van archiefbescheiden op. Je zult nergens in de wetteksten letterlijk iets lezen over een vernietigingsplicht. De meeste vakliteratuur op het gebied van archiefbeheer gaat er vanuit dat de wetteksten doelen op het niet beschikbaar maken van documenten. Dat wil dus niet noodzakelijkerwijs zeggen dat deze documenten moeten worden vernietigd.

2. Zijn er specifieke regels met betrekking tot wat woningcorporaties wel of niet mogen bewaren van bijvoorbeeld huurders maar ook van leveranciers. Vooral het bewaren van persoonsinformatie van huurders is een ‘hot item’. Waar moet nu rekening mee gehouden worden?

privacyEr zijn zeker regels die zeggen wat er bewaard moet worden, maar mijns inziens niet wat bewaard mag worden. Het gaat hier dus weer om die bewaarplicht. Documenten zoals kopieën van identiteitsbewijzen mogen dus vanuit dat perspectief gearchiveerd worden zonder dat daar een wettelijke vernietigingstermijn aan hoeft te worden gehangen. Wat je wel verplicht bent is om deze documenten niet meer toegankelijk te maken. Je moet ze dus ergens in je archief plaatsen zodat ze niet meer raadpleegbaar zijn maar enkel door archiefbeheerders te beheren zijn.

Dat neemt overigens niet weg dat het niet onverstandig is deze documenten te verwijderen. Andere argumenten om op een gestructureerde wijze documenten te vernietigen uit je analoge- en digitale archief zijn bijvoorbeeld:

  • Het bewaren van archiefbescheiden kost geld. Vaak wordt gezegd dat het goedkoper is op digitale archiefbescheiden te bewaren ten opzichte van papieren bescheiden, het tegendeel is waar.
  • Het bewaren van archiefbescheiden maakt het beheer ervan moeilijk, immers alles moet gearchiveerd worden en blijvend toegankelijk zijn.
  • De betrouwbaarheid, integriteit, authenticiteit, en bruikbaarheid van een archief neemt af naar mate de hoeveelheid documenten erin groeit. Met andere woorden, zijn de documenten die zich in het archief bevinden wel de documenten die ze beweren te zijn en is de informatie op deze documenten nog wel leesbaar, interpreteerbaar en van blijvende waarde voor het bedrijf.

Nog beter is het om deze documenten in zijn geheel niet op te nemen in het archief, maar daar kan in sommige gevallen niet aan worden ontkomen.

3. Per 1 januari 2016 is de nieuwe wet bescherming persoonsgegevens in werking getreden (meldplicht datalekken). Moeten corporaties hiervoor nog specifieke maatregelen treffen op het gebied van DIV? Welke maatregelen zijn dat dan?

Hier geldt wat mij betreft dat je zowel je analoge- als digitale archief goed op orde moet hebben. Weet welke documenten zich waar bevinden. Zowel fysiek als digitaal. Zowel in horizontale- als in verticale applicaties en weet ook wie er toegang toe heeft. Dit betekent niet dat je de toegang tot documenten drastisch zou moeten beperken door het opleggen van autorisaties. Er moet een goede afweging zijn tussen veilig werken en efficiënt werken. Omdat werkprocessen vaak afdelingsoverstijgend zijn kom je met een te strikt autorisatiebeleid vaak in de problemen. Ook hebben veel applicaties tegenwoordig de mogelijkheid een auditlog bij te houden. Daarin kun je met terugwerkende kracht zien wat er met welke documenten is gebeurd en dat zou je dus kunnen gebruiken in plaats van een streng autorisatiebeleid.

Dit alles zou uitgewerkt kunnen worden in een DSP, een documentair structuurplan. Dit is een totaaloverzicht van alle documenten-, software- alsook de processenhuishouding, waarmee structuur wordt gegeven aan de aanwezige informatie. Dit plan zou een standaard onderdeel moeten zijn van het archiefbeleid.

Daarnaast lijkt me een goede voorlichting voor iedere medewerker in het bedrijf noodzakelijk. Heden ten dage is het vormen en beheren van archieven een onderdeel van ieders werk en dat maakt het archief ook extra kwetsbaar.

4. Heb je nog andere tips die je andere woningcorporaties wil geven op dit gebied?

Richt je in je informatiebeheer niet enkel op ICT aangelegenheden. Archiefbeheer/documentbeheer/ recordmanagement of hoe je het noemen wilt is een specialistisch vakgebied dat zich niet enkel richt op het traditionele archief maar juist ook op de actuele ontwikkelingen rondom digitale documenten, zoals het bovengenoemde vraagstuk rondom het retentiebeleid. Vraag je dus af wat de toekomst moet zijn van je afdeling Post- en Archiefzaken.

Een woningcorporatie zou mijns inziens, in die optiek (een) hoogopgeleide DIV-adviseur(s) in dienst moeten hebben die ook verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van archiefbeleid dat past in het algemene informatiebeleid. Dit zou een kans kunnen betekenen voor je traditionele Post- en Archiefafdeling door medewerkers om te scholen en ze zo een meer beleidsmatige/adviserende rol kunnen geven als het aankomt op archiefbeheer en recordmanagement.

Het archiefbeleid op zijn beurt zou dan bijvoorbeeld voor een groot deel ontleend kunnen worden uit o.a. NEN-ISO 15489-1 en NEN-ISO 15489-2, normen voor archiefbeheer.